公文、幻灯片及屏幕的设计.pdfVIP

下载 第 6 章 公文、幻灯片和屏幕的设计 苏珊·克莱曼(Susan Kleimann), 克莱曼通信集团总裁 w w w. b e y o n d w o r d s . o r g 苏珊·克莱曼博士为私人和政府机构设计、审阅它们发给客户的通信文稿。 她担任华盛顿特 区美国研究院文件设计中心的主任。其名下的克莱曼通信集团是这位女士拥有的一家小型企业，目 的在于帮助公司商家懂得清楚的写作关键要思维清晰。 设计精良的文稿是以读者为中心的。不能只顾及作者的创作目的，要设想着读者们要切实地在 这篇文稿指导下行事。 假如撰写的是某信用卡的说明书。目的是什么？一方面要说明对方欠付信贷，截止时间期限和 信贷余额等，但是最主要的目的是敦促对方偿付信贷透支。“欠款”一般写在信第一行，右上角， 写清楚详细数额，周围留出足够的空白。习惯上款项都出现在这个位置。所谓文稿设计不是如何装 饰草拟的文件，而是怎样引导读者阅读后应完成的任务。 测试文件可以让读者实际使用它，例如填充表格。让人试着填写，然后他们会告诉你什么地方 明白了，什么地方很难明白。注意观察他们的反应，可以发现哪些指令不清楚，哪些指令他们找不 到。第一部分属于认知性测试，可以测试出读者们对文件的理解程度；第二部分属于实用性测试， 检测的是读者利用文件的价值。两种测试都能告诉你该文件的有效性。 设计好的文件对生意帮助很大。它可以节省因为读不懂某文件而不得不停下来检查拼写错误或 打电话询问所花的时间。节省下来的时间完全可以用在为客户提供更加优质的服务上。文件设计得 好能保障重要信息得以准确地传送（见本章结尾处的故事）。良好的文件设计说明你在乎客户的时 间，力图让他们轻松愉快地享受你们的服务。难道这不是公司推销自己的最佳手段吗？ 现在的网上文件设计标准还在不断发展。但是 w w 网站中有很多不成功 的设计案例；而u s e i t . c o m 中则列出了很多设计技巧和建议。这些标准也会不断变化的。 当今每个人需要处理的信息量都很大，所以花在某一个信息、文件或屏幕上的时间应该尽可能 地少，这是我们应该享有的权利。这就是为什么要讲究文件的设计。 精良的公文版面设计既省时、省钱、减少法律纠纷，又有利于树立良好形象。这类公文看上去 1 悦目、亲切，读起来简单易懂。好的设计将观点分类直观安排，读者能明确把握文章结构。 研究发 现易读好懂的文章会大大提高个人的信誉，在读者心目中树立专业、精干的形象。不仅工作报告、 网页、新闻期刊要注重版面设计，公告、信函和备忘录等也需要。 6.1 页面设计原则 运用表6 - 1 中的8个原则，可以设计出悦目的文稿。 表6-1 页面设计原则 1. 用空白突出重点 2. 用小标题把观点分类使读者容易把握文章结构 3. 限制全大写词汇的使用 下载 第6章 公文、幻灯片和屏幕的设计 111改 (续) 4. 控制每篇公文的字体数目 5. 按具体情况和读者要求调整边界 6. 在左上角和右下角突出需强调的重点 7.