质量记录与文档管理程序.docVIP

天津万科物业管理有限公司程序文件 编号 TJVKWY4.2.4-Z 名称 质量记录及文档管理程序 版本 A/1 第 PAGE 3 页共4页 编制 底娜 更改 底娜 审核 刘文华 批准 田佐平 生效期 2005年 1.目的 为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。 2.范围 适用于公司各部门。 3.职责 部门/岗位 工作职责 办公室 负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。 监督公司各管理处、部门文档管理 品质管理部 监督公司各部门质量记录的控制。 收集质量管理体系标准，对其有效性负责。 保存最新有效的行业标准和政策法规。 相关部门 收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。 管理处、部门经理/主任负责人 具体指导监督本管理处、部门质量记录和文档管理 文件管理员 收集保管本部门质量记录、文档资料 4.定义 质量记录：体系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。 5.方法和过程控制 5.1现场质量记录的管理 5.1.1做好清晰的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。 5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性，防止过期表格的误用，对已失效的表格即时进行作废处理，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。 5.1.3每次体系文件全面修改后，品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行全面检查。局部更改时，可与内部质量审核同时进行。 5.2 文件资料归档及管理要求 5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日开始进行 5.2.2归档时按照不同业务类别、表格类别（名称）对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记 文档编号 文档名称 产生时间段 保存期限 存档人 存档日期 报废日期 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 5.2 5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。工程部设备管理生成的质量记录，除通用的培训（会议）签到记录、考核表于次月初交存于管理处资料室点，其他记录可 5.2.5 5.2.6归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经管理处/部门经理/主任负责人批准，由 5.2. 5.2.8《体系文件下发明细 5.2.9各管理处/部门按照《质量记录表格一览表》的保存期限对已归档的质量记录进行报废处理，报废前应填写《质量记录报废申请单》并经管理处/部门负责人批准后报废处理。如超过保存期限，但有保存价值后期需备查记录，可加盖“作废保留”章 5.3 文档资料编码规则 5.3 5.3.2日常管理文档编号方法为：“部门汉语拼音简称+XX”，如：城市花园为“CH01、CH 5.4重要资料管理 5.4 5.4. 由发展商提供的规划、竣工、验收资料 设施设备安装、使用、维修保养技术资料； 物业质量证明文件和物业使用说明文件； 房屋本体和设备的改造变更资料 其它必要资料 5.4.1.2由发展商提供的小区/大厦各类工程资料，各管理处 5.4. 5.4. 5.4 5.4. 5.4.2.2管理处 5.4.2.3顾客档案为机密资料，所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任，未经顾客或经理允许不得对任何人透露。除文件管理员和管理处负责人经理/助理/主任外，其他人员查阅、借阅顾客资料必须在《借阅登记表》上登记，并经管理处/经部门经理/助理/主任部门负责人批准。作废顾客资料应仔细粉撕碎后再丢弃或销 5.4. 5.4 5.4. 5.4.3.2各管理处 5.4 办公室 各职能部门 各使用部门 更新《标准、政策法规一览表》并公布，保存作废法规及时转发各职能部门收集最新有效的行业标准和相关政策法规 更新《标准、政策法规一览表》并公布，保存作废法规 及时转发各职能部门 收集最新有效的行业标准和相关政策法规 收到最新有效的行业标准和相关政策法规3个工作日内确定是否适用于公司 收到最新有效的行业标准和相关政策法规 3个工作日内确定是否适用于公司 将新标准政策法规培训到相关人员 将新标准政策法规培训到相关人员 5.5电子文档管理 5.5. 5.5.2 5.5.3 5.5.4重要、机密的电子文档须设置密码后报 6．支持性文件 TJVKWY6.3-Z01-02 《电脑及网络系统管理规定》 7．质量记录表格 TJVKWY 4.2.3-Z02-F1 《文件资料存储清单》 TJVKWY 4.2.4-Z01-F1 《质量记录报废申请单》 4.2.4-Z01-F13