信息沟通、参与和协商控制程序.docVIP

信息沟通、参与和协商控制程序 1.0 目的 建立和规范内外信息沟通、参与和协商行为，确保及时、准确地收集、传递及反馈有 关质量、环境及职业健康安全管理信息，保证 EHS 管理体系的有效运行。 2.0 范围 本程序适用于公司内、外部 有关 EHS 管理体系信息的沟通、参与、协商与信息交流 管理。 3.0 定义 沟通：为达目的使相关方意见统一的行为。 4.0 职责 4.1 总经理：负责公司重大沟通事项的组织和审批。 4.2 管理者代表：对 EHS管理体系和内外部沟通有效性进行负责。 4.3 人力资源部：负责沟通环境的优化及资源配置、制度的建立及沟通协调工作。 4.4 各部门：负责本部门职能范围内的质量、环境及职业健康安全信息内部沟通及与相关 方进行沟通。 确定会议主题及会议安排 5.0 流程图 NG 审核 5.1 会议管理流程图 OK 会议通知 会议签到 会议召开 会议记录 NG 审核 OK 发文 存档 6.0 内容 6.1 沟通和协商的内容 6.1.1 外部协商和沟通的内容包括： a) 向相关方宣传组织的职业健康安全方针； b) 政策法规标准类信息，如与质量、环境、职业健康安全有关法律法规、条例、标准和 来自上级部门的信息等； c) 有关危险源辨识、风险评价和确定风险控制措施的结果方面的信息； d) 接收和答复相关方的投诉、抱怨、咨询和建议等信息； e) 其它需沟通的、与相关方有关的信息。 6.1.2 内部协商和沟通的内容包括： a) EHS管理体系运行信息，包括方针、目标、管理实施方案、培训、测量、内外部审核 和管理评审等信息； b) 监测、测量的结果； c) 公司内部有关管理制度，员工提出的有关 EHS的建议和沟通的信息； d) 事件、不符合与处理情况； e) 应急准备与响应情况； f) 质量、环境、职业健康安全管理体系运行控制程序执行情况； g) 各部门或单位之间日常联络、常规报表及其他信息； h) 了解谁是员工代表和员工的建议等。 6.2 沟通和协商的渠道 6.2.1 沟通渠道可分为正式沟通渠道和非正式沟通渠道。 6.2.2 正式沟通主要渠道包括：①业务联络书，②看板，③会议（包括决策会、研讨会、业务 会、Q C会议等）。 6.2.3 非正式沟通渠道包括在岗交谈、随时随地交谈、便条、邮件、公告、 OA 交流、电话及 各类非正式社交活动等。 6.3 沟通和协商的理念和原则 6.3.1 公司奉行“沟通创造价值”的理念。通过适时、适地、适当范围的沟通，消除个人、组 织、相关方之间存在的沟通和信息传递障碍。 6.3.2 人力资源部负责创造良好的沟通环境和机制，引导公司建立重视沟通的企业文化。 6.3.3 充分利用信息化手段，在做好保密工作的前提下，将相关信息通过信息系统共享，以方 便信息的利用，发挥信息增值效应。 6.4 沟通和协商的实施 6.4.1 业务联络书沟通、协商 6.4.1.1 “业务联络书”指部门的要求或通知通过这种特定的书面形式对所需部门的信 息传递， 内容主要是指具体的业务事项， 或者信息通知等非长期性的信息。 “业 务联络书”一般不是受控文件，它不能作为系统性，或跨部门的规范文件，也 不适宜作纯技术性的文件。 6.4.1.2 通过会议而产生的决议可通过“业务联络书”来传递会议决议。 6.4.1.3 各部门发出的业务联络书，执行部门必须立即处理，有技术性内容的联络书必 须在有效期内转换成作业标准或其它指导性文件。 6.4.1.4 “ 业务联络书”须由主管部门编制部长审批 , 如跨部门操作须经相关的主管经 理审批。 6.4.1.5 “业务联络书”一般都有使用期限，主管部门在该文件失效期时可根据需要作 保留或报废处理。 6.4.2 看板沟通 6.4.2.1 “看板”是指部门在公司指定的、公众流通较大的区域，通过“白板” 、“版报” 或“张贴告示”等方法而把部门的信息传递给其它部门的一种手段，其目的在 于通过公告的形式使所需部门得到充分的、带强迫性的认知。 6.4.2.2 看板的内容可包括质量信息、技术信息、订单信息、生产信息、物料信息、行 政公告等等，由主管部门在规定的范围内用较正规的、醒目的方式进行信息公 布，信息内容必须真实、简明扼要。 6.4.2.3 看板的内容一般有一定的期限，质量信息、技术信息等的保留期一般为 7 天， 其余信息一般为 5 天，尚未解决的问题允许继续保留，已经处理完成信息可提 前消除，由主管部门进行版面内容的维护。 6.4.2.4 “看板”对每个部门均有信息通知效用，各部门有责任通过“看板”获得知情 权，不得推卸责任， 对看板中涉及自身未完成或相关的督促， 必须知照并执行。 6.4.2.5 看板是目视管理主要活动之一，为了提高工作效率和降低管理成本，公司规定 看板内容与书面文件内容等效，任何