上市公司档案归档操作规程.docVIP

附件一 《上市公司档案归档操作规程》 上市公司档案实行承办人整理归档工作责任制，并作为对处室和工作人员考核的内容之一。文件材料的收集、保存、整理、分类、编目等由承办人负责；做到谁承办谁归档，事结卷成，定期归档。档案的质量检查由相关业务处室负责，兼职档案员负责指导和监督处内档案管理工作，档案接收由综合处档案室负责，并负责对相关处室档案业务工作指导和检查。 一、 文件材料的收集范围 （一）有固定格式的信息披露、备案材料，含上市公司报送的材料，如发行申请材料、资产重组申报材料、股权变更申报材料、定期报告(含年报、中报、季报)、审计报告、拟发行公司辅导备案材料。 （二）我办对上述申报、备案材料的审核意见及公司的补充申报材料。 （三）专项检查材料。含有要求按固定格式存档的巡回检查、专项调查、核查调查事项的材料。 （四）凡记录和反映在监管中直接形成的文件材料。包括电话记录、签报、呈批表、工作底稿、文稿、证据、照片、声像磁带、电脑软盘、光盘以及与上市公司和拟上市公司有关的其他资料。 二、档案的整理要求 （一）确保文件材料的合法性，要有凭证作用，并做到完整、系统。 （二）为便于上市公司档案的安全保管、提供利用和保证质量，文件材料应整齐有序，用蓝黑或碳素墨水笔书写，字迹要工整、清晰、规范。报送的复印件要盖公司章，传真件不清昕要重新复印，归档材料不能用废纸打印正文和呈批表等。 三、档案的分类规则 上市公司档案分为二种大类： （一）上市公司档案类：包括发行申报、资产重组、股权变更、定期报告、临时信息、巡检、专项调查和其它； （二）拟发行公司档案类：包括首次报备、辅导备案、改制辅导和其它。 具体分类方法可查阅《上市公司档案归档分类表》（见附件二）。 四、档案的归档原则 （一）归入上市公司档案的文件材料必须是从受理事件开始，全过程形成的专门性业务文件材料。 （二）文件材料的组合要遵循其自然形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。 五、档案的整理方法 （一）分类方法：将阶段性工作收集的材料按《上市公司档案归档分类表》进行分类(见附件二)，剔除重份文件，补齐遗漏材料，若不能补齐，需附说明。 （二）顺其自然，单件归档。以自然件为归档单位，逐件整理归档。归档文件整理单位。一般以每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。复文与来文可为一件。 （三）专题卷：专项检查、巡回检查材料、拟发行公司验收等，可按重要程度，时间顺序（由近及远）装订成册并作为一件归档。 （四）装订不掉页不压字，对装订线外有字迹的或破损文件材料、不可分割的照片和小字条等要进行加边和托裱，过大的纸张要折叠，材料上的金属物要拆除。文件材料不允许用圆珠笔、铅笔、复写字迹及热敏纸。统一规格打三孔，用棉线装订；若原来有孔的用两孔或三孔均可。 （五）页码打在材料张数的右下角，若正式出版物，（如年报）不用打页码，合订本统一打页码，最后一页写上“共 页”(含封面)。档案章盖在右上角，如果右上角没空白位加白纸（附样件）。档案章按上市公司深市S1s和沪市S1h、20拟发行公司S2选择。 1、四个印章图示如下： 上市公司深市S1s 上市公司沪市S1h 拟发行公司S2 2、档案章的说明： (1)类别号：上市公司深市类别号S1s和沪市类别号S1h、拟发行公司类别号S2。 (2)年度：按成文日期。 (3)机构：按档案号中的机构顺序号(见附件三《档案目录索引》)。 (4)年度、机构用章盖，件号用铅笔轻写，以便修改。 (5)新增的上市公司归档时，向综合处档案室申请档案号。 3、档案号的说明： S1s 02 -- 001 001代表机构顺序号（麦科特001、珠海鑫光002、广州友谊003） 02代表保管期限(永久01、长期02、短期03) S1s 代表类别(上市公司深市S1s和沪市S1h、拟发行公司S2) （五）保管期限：深沪两市上市公司档案保管期为长期（16—50年）拟发行公司保管期为短期（15年以下，含15年）。 （六）归档材料均应在结案年度归档。在次年第一季度移交综合处档案室，并办妥移交手续。 六、上市公司档案电脑输入操作规程 （一）录入 华夏文档管理系统2003 文件管理系统 确定 　上市公司档案收文（查最后一条目录的顺序号，如093） 双击上市公司档案收文 　　选择各类公司：①至② ①S1上市公司　 再选择二级目录：发行申报厖其它 ②S2拟发行公司 选①　 点击登记,输入顺序号（094） 录入内容（见说明3）　 存盘 　 继续录入 （二）归档 1、退出文件管理系统（或最小化） 2、进入档案管理系统 选择上市公司监管档案 　 选择档案号（即可找到上市公司的全称） 组卷（界面上的“档案”、“