档案管理培训 第四章 档案的整理.ppt

第四章 档案的整理 第一节 档案整理工作概述 一、整理工作内容 （一）系统排列和编目 （二）局部调整 （三）全过程整理 二、档案整理工作的意义 （一）档案的整理是揭示文件之间的有机联系，为发挥档案作用创造了有利条件 （二）档案的整理是档案管理所有业务活动的关键环节 （三）档案整理是实现档案管理现代化的要求 三、档案整理工作的原则 （一）充分利用原有的整理基础 1.提高对原来整理工作的认识 2.不要轻易打乱档案 （二）保持文件之间的历史联系 1.来源方面的联系 2.时间方面的联系 3.内容方面的联系 4.形式方面的联系 （三）便于保管和利用 整理档案时，注意利用原有的基础，保持文件之间的历史联系，以便于保管和利用。但是有时保持文件的联系和便于保管利用又不一致。 四、档案整理工作流程 （一）机关的档案整理工作流程 （二）档案馆的整理工作流程 第二节 全 宗 一、全宗及其作用 全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 （一）全宗是有机联系的档案整体 （二）全宗是在一定的历史活动中形成的 （三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 二、确认全宗和立档单位 （一）组织全宗的构成条件 （二）个人全宗的构成条件 三、区分全宗 （一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗 （二）立档单位变化所导致的区分全宗 （三）临时性机构档案的区分全宗 （四）判定档案所属全宗 （五）组织全宗与个人全宗档案的区分 四、个人全宗 个人全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。 五、全宗的补充形式 （一）联合全宗 （二）全宗汇集 （三）档案汇集 六、全宗群及其划分 联系密切的若干全宗的群体，称为全宗群。这也是全宗的分类方法之一。 七、全宗的编号与排列 （一）全宗编号的要求与方法 （二）全宗排列的要求与方法 第二节 全宗内档案的分类 一、分类的意义和要求 （一）全宗内的档案进行分类的意义 1.档案的分类是实行档案科学管理的重要方法之一 2.分类也是档案整理工作中的重要环节之一，它为一系列整理工作创造条件 3.档案分类的重要意义在于它为档案的管理和利用提供了有利条件 （二）对全宗内的档案进行分类的要求 1.要求分类具有客观性 2.档案分类体系应该具有逻辑性 3.全宗内档案的分类应该注重实用性 二、组织全宗内档案分类的一般方法 （一）按文件的产生时间分类 1.年度分类法 2.时期分类法（阶段分类法） （二）按文件来源分类 1.组织机构分类法 2.作者分类法 3.通信者分类法 （三）按文件内容分类 1.问题分类法 2.实物分类法 （四）按文件的形式分类 1.按文件种类（名称）分类 2.按文件制成材料分类 3.按文件形状分类 三、组织全宗内档案常用的分类方法 （一）年度分类法或年代分类法 （二）组织机构分类法 （三）问题分类法（又称内容分类法） 四、复式分类法及其适用范围 （一）年度—组织机构分类法 （二）组织机构—年度分类法 （三）年度—问题分类法 （四）问题—年度分类法 五、机关内党、政、工、团档案的分类 （一）在全宗内，全部档案按党、政、工、团几大部分整理 （二）在全宗内，将机关内最高机构和各业务机构的档案分别按党、政、工、团几部分整理 （三）在全宗内只分党群、行政两大部分 六、分类方案的编制 （一）统一性 （二）排斥性 （三）伸缩性 七、档案分类的级次与具体方法的确定 分类级次关系到分类的深度、精度及所分出类别数量的多少、类别结构的繁简等一系列分类程度问题，与分类方法的选择使用也关系密切，对分类结果的总体状况与效能具有至关重要的影响。 八、综合档案室档案的分类 综合档案室档案的分类是近几年遇到的新问题。归纳起来主要有三种做法:一是门类分类法。二是组织机构分类法。三是问题分类法。 九、个人全宗档案的分类 （一）生平传记材料 （二）创作材料 （三）公务活动材料 （四）个人书信