档案管理注意事项.docxVIP

档案交接注意事项 一、档案室的交接 1、档案室交接时，首先档案管理人员要整理好档案室内的档案建立档案交接 表。 2、交接人与接收人要逐一清点核实档案，然后再档案交接表上双方签字。 3、接收人要熟悉档案室内的所有档案分布情况。 二、档案的交接 1、归档资料：归档资料少时需由交档人填写 《档案交接记录》，登记好时间、档案名称、数量等相关信息。数量多时除了要填写《档案交接记录》 ，同时， 还要向档案管理人员提供交接档案的详细目录（纸质版、电子版） 。 2、档案管理员进行档案资料的确认， 经双方核实认可后， 交接双方相互签字 确认。 3、档案管理员根据归档资料的类别进行存档，并建立书面和电子档案目录。 4、各类档案要按类别、 用途分别存档， 整理出书面及电子目录， 便于管理和查阅。 5、归档的文件材料应齐全、 完整、准确。热敏纸传真件和字迹易 （或已严重）褪化的文件材料（用圆珠笔、铅笔书写）应附上复印件。 6、平时合同交接时每月的 15 日、 30 日集中交接 档案借阅注意事项 1、借阅人填写《档案借阅登记表》 ，注明借阅档案名称、借阅理由及归还期限。 2、经总经理批准后方可借阅。 3、所借档案的复印件的内容仅供本次借阅事由涉及的用途，不得作为他用。 4、借阅人应爱护档案，注意安全和保密，严谨私自复印、抽卷、抽页、涂改 和污损。 5、档案归还： 1）档案管理员要及时催促档案借阅者按时归还档案， 并在档案归还时严 格检查验收，保证档案完好。 2）营业执照、组织机构代码证、税务登记证等原件当天借当天还。 日常管理： 做好档案室的卫生清洁，定期进行通风，做好物品防潮、防腐、防虫、防火、防尘、防晒等工作。