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技术文件和资料档案的修改，保存，销毁及保密制度 为了保证档案管理工作满足本公司质量体系的要求，充分发挥档案的客观证据和追溯性的作用，特制定本制度。 资料档案的管理 资料档案由本公司档案管理员统一管理。各部门收集其职责范围内的档案资料，每月底送交档案管理员统一整理归档。 资料档案的保管 资料室应配备防盗、防火、防潮设施。 档案管理员应维护适当的贮存环境，保证记录的安全贮存，防止档案资料不正常的损坏和丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补和复印。 档案不得随意捆放，应将档案分类建立目录后存放在档案柜中。档案柜应有明显标识，以便检索和查询。 归档记录若发生涂改、损坏、丢失现象，应即时报告质量负责人追查原因，视情节轻重，追究责任。 档案的保管期限有相应的程序文件、作业指导书规定。未明确规定的一般保存期为五年。 用于知识积累和延续历史的保留的任何已作废的文件，报质量负责人批准后，技术部对其加盖“历史资料”进行标识，单独存放。 三、检测报告的更改 1、检测人员对检测报告的检测数据与结果负技术责任，任何一级主管或领导在审查时都无权更改：即使发现内容错误，也应由检测人员负责更改后重新履行逐级检查手续：对不符合要求的检测报告，坚决退回改正后重新打印。 2、当发现发出检测报告单有错误时，应及时发出《检测报告更改或重新检测通知单》，通知对方重检或重新出具经修改的报告单，并收回原报告单，作废处理。 3、送检单位对检测报告单提出异议时，原则上由原出具报告的人员履行校核与检查，由技术负责人处理和审核，主要核对数据是否准确、设备是否失准、测试方法是否正确、采用的标准是否合适等，然后确定报告是否有效，或重新检测进行验证，并将就处理结果通知送检单位：若遇重大问题，则由经理主持审理工作。 4、检测原始数据一般不允许接受检查单位或其他单位任意查对，有关人员如确因工作需要，查阅检测报告或原始数据时，应办理文件借阅手续，经公司经理批准后，方可在指定的地点与实践进行。 四、检测报告的存档 1、检测报告签发后，车辆检测报告的电子记录必须妥善保存在电脑或其它存储介质里，存档期至少为两年。 2、质量监督员应定期对检测报告的规范化进行监督检查，对不符合要求的情况记入《不符合检测工作记录表》中，要求及时更正。 3、档案管理员应保证检测报告电子记录安全贮存在配备防盗、防火、防潮设施的环境，防止检测报告电子记录不正常损失和丢失。 4、检测报告电子记录应分类存放在档案柜中。档案柜应有明显标识，以便检索和查询。归档检测报告电子记录若发生损坏、丢失现象，应立即报告质量负责人，追查原因，并及时予以处理。 五、销毁 1、超期的技术文件及作废的文件，由质量负责人登记造册，报经理批准后统一销毁。 2、对要求销毁的作废文件，技术部填写《文件销毁记录》，报质量负责人批准后销毁。 六、保密制度 1、需保密文件的管理必须严格遵守慎重、准确、安全、保密的原则。 2、所有涉及公司的文件资料、检测数据、原始记录、检验报告都应保密，未经批准不得复制或扩散。 3、不允许以电话或传真电子邮件等方式泄漏公司资料、检验数据。如泄密要追查责任人，严肃处理 4、参加涉外活动不得携带各项保密资料，因工作确需携带的应当自经理批准，并采取严格的安全保密措施。 5、对有保密要求的文件和资料实行专柜保存。 6、如发生泄密事件，要及时报告公司相关领导，以便迅速采取措施，认真追查处理。