综合-05档案管理作业指导书.docVIP

综合职能手册 版 本：第2版 档案管理作业指导书 文件编号：PLPM/WS/AP/UGZ-ZY/05 PAGE 1∕ NUMPAGES 4 档案管理作业指导书 1.目的 规范文档资料的收集、编目、归档和保管。 2.范围 适用于住宅物业服务中心文档资料的归档与管理。 3.方法与措施 3.1文档资料目录的建立 3.1.1物业服务中心应建立〖文档资料目录〗，并建立相应的档案袋/盒/夹。 3.1.2物业服务中心文档编码规则： 纸质文档编码根据国家创优考评标准条目进行。如文档对应于考评标准第二章第一条，则其编号为“2-1”，如该条目对应的文档有两卷或两卷以上，则每卷的编号为“2-1-1、2-1-2……”。 为便于查阅，用档案盒装的文档编号后面加A，用文件夹装的文档后面加B，用文件袋装的文档后面加C，如：“2-1-1A”、“2-2-3B”。 物业服务中心其他文档编码规则为“部门/项目简称拼音缩写+××”，如：金爵公寓其他文档编码方法为“jj01、jj02……”。 3.1.3职能部门应根据本部门工作中产生的文件资料的种类建立相应的档案盒/夹，编码规则与3.1.2 C规定的编码规则相同；电子文档应分类建立电子文件夹。 3.2归档时间 3.2.1物业服务中心可依据部门实际情况规定文件资料的归档频次/时间，指定本部门专人为各类文件资料收集与归档责任人、部门主管为监督