《管理学》读书笔记-沟通.pptVIP

《管理学》读书笔记 沟 通 您将知道： 应该避免的沟通问题 双向沟通的重要优势 何时和怎样利用各种沟通渠道 如何成为更好的信息发送者和接收者 如果改进下行、上行和横向沟通 如何同公司内的交际藤共处 无边界组织的特点和优势 有两类类型的交谈可以使一个群体成为团队 讨论式的交谈 就像一场乒乓球比赛 每个人都想赢得一场争论，这样他们的观点就能被大家接受。 对话式的交谈 目的不是取胜，而是为团队寻找共同点，使大家加深对问题的理解。 这两种方式对于一个组织都是必要的。 问题是讨论和争论太多，而真正的对话太少。 有效沟通 有效的沟通是提高工作绩效和管理效率的基础。 我们将从： 人际沟通 组织沟通 来讨论如何提高沟通效果，并提供有实际意义的指导。 人 际 沟 通 人际沟通过程模型 沟通是指信息和意图通过公用的符号从一方传递到另一方的过程。 人际沟通的Golden Rule 换位思考 无论是明确沟通意图，设计编码方式，选择沟通渠道，都需从对方角度考虑问题。 发送方沟通技巧－意图 明确的沟通意图 我此次沟通要完成的目的有哪些？ 哪些是必须的？哪些是非必须的？ 哪些是有把握的？哪些是没有把握的？ 接收方对意图的了解程度？背景信息是否充分？预计他的态度？如果他反对，该怎么办？ 以前是否沟通过？效果如何？原因？如何改善？ 发送方沟通技巧－编码 合适的编码方式 沟通过程总是用“废话”将“意图”进行编码 编码方式要考虑接收者的习惯方式 对方如果是直爽的人，则直奔主题 对方如果是深沉的人，迂回表达更加合适 对方是 Open的人，“陈述我的观点”有效 对方是自我性较强的，“引导对方，将意图从对方口中说出”更令双方满意 还需考虑对方的地位、性格、心情、所处环境 拍着肩膀说“哥们，跟你说个事儿”，对老板能做吗？ 对方马上要赶飞机，那么即使对方喜欢迂回沟通，也要直奔主题 还需考虑沟通意图是表扬还是批评等等 还需考虑沟通途径是当面、电话、书面还是邮件等等 换位思考仍是解决问题的法宝 发送方沟通技巧－沟通渠道 恰当的沟通渠道 口头渠道：面对面讨论、电话谈话、正式陈述和演讲 可以马上得到反馈，因此在处理紧急事务应多用口头沟通 可以感受到双方的情感，因此在涉及人的工作应用口头沟通（考核、提升、批评等） 没有记录，因此对一些不适合留下记录的沟通（如机密、非正式的投诉等）也应用口头渠道 缺点：不严谨，考虑不充分，而且没有记录，除非我们刻意去记录； 书面渠道： IT企业，很少用。 对政府机关的公文，有很强的讲究。如一般用中宋字，小4号，行间距也很有讲究，方便领导批阅。内容方面一般不会带强确定性，比较圆。 有可能处理对外事务的同事也应学习相应的技巧，借助一些现成的word模板和各种应用文写作工具； 切记，未做过的事情要先学后做，一封不严谨的对外邮件可能引起轩然大波。 电子渠道： Email，IM…. 沟通渠道：邮件礼节1 写出来的东西都应是正式的 必须有主题： 没有主题的邮件是不礼貌的，也最难引起接收者重视 正确的使用主题关键字： FYI：For your information，告诉您信息，供您参考，不需要回复 请：请反馈，请答复，请处理：要求作出反馈的事情 急！：重大紧急的事情，需立即阅读和处理 请使用正式的内容风格 除非是在非常了解对方风格的情况下，不要随意对别人的邮件中带上各种表情符、呵呵、嘻嘻、哈哈等 见过给总办写信用 “嘻嘻” 的 慎用！惊叹号，和！！！！！ 除非是需要给对方以强压力的场合 向上沟通建议不要用，除非是决定撕破脸皮了? 沟通渠道：邮件礼节2 写出来的东西都应是正式的 正确处理附件内容 如果附件内容允许，则应当在邮件正文中粘贴内容 换位思考： 收件人是否愿意承受打开一个附件的麻烦 收件人是否更乐于使用邮件系统来整理事务，而不愿意在文件系统中创建folder保存附件？ 一般可粘贴内容的附件格式为xls, doc等。如果不能粘贴，只能说明xls和doc中内容不合理，缺少摘要 即使是无法粘贴的ppt，也应当有邮件正文来摘要一番 沟通渠道：邮件礼节3 写出来的东西都应是正式的 FYI性质的邮件，对内容一般要求不高； 正式的“请”的邮件，则应该： 陈述情况：陈述目前的情况，很多时候可以用包含原邮件的方式描述情况 提出方案：提出自己的观点，说明原因； 请求反馈：希望收件人作出什么样的反馈，时间要求等。 尽量使用项目符号、编号来写作邮件： 因为1)2)3)4)5)； 所以1)2)3)；请您1)2) 非常清晰，方便收件人解码和理解您的意图 7的奥秘： 正常智力的人能在短时间内记住7个以下的无规则数字； 超过7个的列表将使得人们感受到压力和焦虑 因此，请尽量精简列表内容，超出5个就应考虑设计多级标题 沟通渠道：邮