第十一章专门档案管理与利用.pptVIP

第十一章 专门档案的管理与利用 了解音像档案的管理。 熟悉人事档案的管理、会计档案的管理、声 像档案的管理。 知道专门档案的种类、作用及管理方法。 掌握人事档案、会计档案分类的基本方法。 第一节 人事档案的管理与利用 　　人事档案一般产生于单位组织的人事 管理活动，主要包括个人基本材料、主要 经历、相关考核和评价等几大部分，根据 《条例》又可分为正本和副本两大类。 （一）人事档案正本 人事档案正 本是全面反映一 个干部的历史和 现实情况的材料， 分为10大类，是 一个干部的全部 原始材料的总和， 见图11-1。 （二）人事档案副本 人事档案的副本是概括反映一个干部历史和现实 情况的材料，由 干部人事档案正 本主要材料的复 制件构成，包括 以下八部分，见 图11-2。 （二）人事档案副本 在收集中必要的鉴定甄别工作也必不可少， 鉴别归档材料的具体做法，见图11-3。 （二）人事档案副本 　　对人事档案的鉴定，如表11-1所示。 （二）人事档案副本 二、人事档案的整理 三、人事档案的利用 　　干部人事档案的利用必须按照干部管理权限确定 的范围进行，对查阅、借阅不同层次干部的档案，国 家规定了相应的审批制度，见图11-4。 第二节 会计档案的管理与利用 　 会计档案是在会计工作中形成的，记录和 反映一定组织和单位经济业务的专业材料，包 括三种，见图11-5。 根据我国《会计档案管理办法》的规定 会计档案的收集工作应明确以下三个问题， 见图11-6。 二、会计档案的整理与鉴定 　　（一）会计档案的分类整理 　　根据会计档案的类别和特点，具体可分为以下 类别，见图11-7。 二、会计档案的整理与鉴定 会计档案的鉴定工作和保管期限， 见图11-9。 对于经鉴定确无保存利用价值的会计档案可以进 行销毁，但由于会计档案的重要性和机密性，销毁必 须严格按有关规定程序进行，见图11-10。 会计档案保管期限的分类特征，如表11-2所示。 会计档案的作用和有效的利用方式，见图11-11。 第三节 声像档案的管理与利用 　　人变得聪明，并不是凭藉经验，而是对 待经验的能力。　　 声像档案是指在社会活动中产生的 具有保存利用价值，以声音、图像为记 录手段的各种载体形的原始记录。 　　1. 历史凭证作用 声像档案一方面是人类社会活动客观、 真实的记录，是最原始、最直接的历史凭证； 另一方面由于声像档案能够提供多种媒体传 输途径，其信息量和现场感都是文字材料所 不及的。 声像档案就是当时历史最有说服力的证据。 　　2. 科学研究作用 声像档案能使人产生身临其境的感觉，能 够帮助人们在不同的时间和空间观察和研究同 一对象。这给科学研究带来了极大的便利，研 究者们可以突破时空限制，在更加广阔的领域 开展研究。 　　利用声像档案记录科研成果、提供科研 素材，已经成为现代科学研究的重要手段。 　　3. 广泛交流作用 声像档案容量大，并具有直观、多维等 优势，能够使人们的交流变得更加容易，更 加方便，交流效果也大大超过了文字，而且 同一件声像档案对于不同的利用者，或同一 利用者从不同角度都能得到不同的信息。 一段录像资料，我们既可以从其内容方面加以研 究，也可以从每一个人物的角度进行探讨，同时还可 以研究其拍摄技巧或艺术水平。档案部门应该重视声 像档案的这种作用，充分利用它进行各种信息交流工 作。 　　 4. 宣传教育作用 利用声像档案进行宣传教育不仅形象 生动，而且效果明显，具有极强的说服力 和感染力。 　　现代教育学的实验证明：学生在获取知识时仅靠听觉，三个小时后能保持70%，三天后仅能保持10%；若依靠视觉，则三个小时后能保持72%，三天后能保持20%；如果综合依靠视觉和听觉，三个小时后可保持85%，三天后仍可保持65%。 看听结合 （二）声像档案的特点 　　不同的声像档案的特点也不相同，这里我 们综合不同的声像 档案从六个方面加 以讨论，见图11-12。 二、照片档案的管理 　　照片档案是声像档案的一种。根据我《照 片档案管理规范》（GB/T11892-89）的规定， 照片档案是指： “国家机构、社会组织及个人 在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以 感光材料为载体，以影像为要反映方式的历史 录。” 　 1. 收集范围 按照《照片档案管理规范》的规定，照片档案的 收集范围应该包括，见图11-13。 2. 归档要求 要求主要包括五项，见图11-14。 　　照片档