投资银行业务项目档案管理实施办法.docVIP

PAGE 1 XX公司 投资银行业务项目档案管理实施办法 目　　录 TOC \o 1-3 \h \z \u 第一章 总则 2 第二章 岗位设置与职责 2 第三章 项目档案的移交和验收 6 第四章 项目档案的保管与销毁 10 第五章 项目档案密级与查阅 10 第六章 罚则 12 第七章 附则 13 附件1：国海证券投行项目档案内容要求 14 附件2：项目阶段档案清单 27 附件3：项目档案清单 28 附件4：项目内核档案清单 29 附件5：归档文件移交清单 30 附件6：项目档案查阅审批单 31 附件7：投资银行业务项目档案管理流程图 33 第一章 总则 第一条 为加强投行业务管理，防范投资银行业务风险，进一步提高投资银行业务质量，建立健全投行业务档案，制定本办法。 第二条 本办法所指投资银行项目档案（以下简称“项目档案”）类别包括辅导工作底稿、立项文件、尽职调查工作底稿、内核工作底稿、申报材料及反馈回复、发行上市文件、持续督导工作底稿、非发行项目档案、对外协议等。 第三条 本办法所指档案材料范围包括纸质文件以及磁盘、光盘、音像制品等非纸质文件。重要文件、用印文件以及客户提供的说明函、承诺函、原始记录等实证文件必须是纸质文件。 第四条 所有投行项目均应按照单个项目建立独立的项目档案，包括但不限于首次公开发行、增发、配股、发行可转换公司债券等主承销项目、并购、重组等财务顾问项目以及三板项目。 第五条 本办法适用于投行系统各业务部门及相关职能部门。 第二章 岗位设置与职责 第六条 投行项目档案管理工作采取分类与分级管理。 （一）分类管理指按档案的类别归属不同的机构管理。 （二）分级管理指投行系统实行项目组、所在部门、公司三级管理的档案管理体制。 （三）各级档案管理部门的档案工作均受上一级档案管理机构的指导、监督和检查。 第七条　项目组职责： （一）负责项目运作期间项目档案的建立和保管。保荐代表人、财务顾问主办人及三板项目主办人对保荐项目、非发行项目及三板项目档案的真实性、准确性和完整性负责。 （二）由保荐代表人、财务顾问主办人及三板项目主办人指定专人担任本项目组的档案管理员，项目组档案管理员主要职责是： 1. 负责项目运作期间项目档案的验收、整理和保管工作； 2. 根据《证券发行上市保荐业务管理办法》、《上市公司并购重组财务顾问业务管理办法》等相关规则中关于项目档案的具体要求对所有项目档案的完备性和真实性进行复核； 3. 项目完成后，及时向所在部门项目档案管理员移交所有项目档案。 项目组档案管理员原则上不允许发生变更。如确需变更，项目组应保持项目档案的真实性、准确性和完整性，在所在业务部门负责人及保荐代表人、财务顾问主办人或三板项目主办人的监督下完成项目档案的内部移交。移交程序参照本办法第十三条规定。 第八条 投行系统各业务部门职责： （一）负责项目档案（项目内核档案除外）的整理、移交和未移交前的保管。部门负责人负责对项目档案管理进行督导，并对其真实性和完整性负责； （二）指定专人担任本部门项目档案管理员，部门项目档案管理员主要职责是： 1. 负责验收本部门各项目组移交的项目档案，对项目资料进行整理、保管，并建立完整的项目档案清单； 2. 负责对本部门各项目组的档案管理工作进行督导和跟踪； 3. 项目完成后及时向资本市场部项目档案管理员移交项目档案清单。 第九条 合规部职责： （一）负责项目内核档案的收集、整理和移交； （二）负责对档案管理工作进行合规性指导。 （三）指定专人担任项目内核档案管理员，内核档案管理员主要职责是： 1. 负责项目内核档案的收集和整理； 2. 项目完成后及时向资本市场部移交全部项目内核档案； 第十条　资本市场部职责： （一）负责公司投行系统所有项目档案（含项目内核档案）、《项目档案清单》的验收和统一管理； （二）负责对投行系统各部门、各项目组的投行项目档案管理工作进行指导和检查； （三）负责对投行系统各级项目档案管理员进行培训和督导； （四）指定专人担任资本市场部投行项目档案管理员，资本市场部项目档案管理员主要职责是： 1. 负责验收和保管投行系统各部门移交的项目档案与《项目档案清单》；负责验收投行系统各部门移交的项目对外协议，并移交总裁办公室归档； 2. 不定期对投行系统各部门、各项目组的项目档案进行现场核查； 3. 负责接收和保管合规部移交的项目内核档案。 第十一条 总裁办公室职责： （一）负责对资本市场部移交的项目对外协议进行验收和归档； （二）负责组织指导、监督和检查投行系统各部门、资本市场部、合规部的档案管理工作。 第十二条 稽核监察部职责： 负责对投行项目档案管理工作执