采购管理制度2.doc

采购管理制度 （一）目的 为规范公司采购管理，加强成本控制，提高企业效率，特制定本制度。 （二）采购流程图 填写物品申购单（车间备品备件） 填写物品申购单（车间备品备件） 生产厂长签字 物品所需部门 总经理签字 总经理签字 大型备件及物资（1万元以上） 仓管 采购员 审核 采购 仓管 验收入库 仓库 出库 递交 （三）申购 各部门负责人负责本部门所需物品的申购工作。 部门负责人应经常对所需物品进行检查，发现有缺少物品或必备物品即将用完应立即填写物品申购单递交仓库管理人员。 部门负责人在填写物品申购单时，应工整填好物品申购单的相关项目（品名、规格、型号、申购数量、用途、需要日期）。 如在工作过程中因物品缺少而影响正常工作，且该部门负责人又没有及时申报购买则追究该部门负责人的责任。 各部门负责人申购物品应把握好尺度，每周采购次数控制在2-3次（除不可预见特殊物品） 经生产厂长及总经理签字的申购单，第一联库房留存（以备采购回物品后，核对并在已买合格物品后划勾，未买回的物品提醒采购在下次采购及时买回），第二联采购留存用以采购（采购完毕后相应申购单必须留档），第三联生产厂长留存。 （四）审核 物品采购的审核原则上分三部分，其一，库管人员根据相关部门提出的采购计划进行审核（与实际库存相比较），其二、库管人员将此申购单上报生产厂长，生产厂长对申购单内容进行检查，查看申购单内容填写是否完整，申购物品是否有需要购买，有必要的应向申购人询问该物品使用的重要性，还应根据实际情况对物品申购的数量进行审核，确有需要的，可对该申购物品的数量进行调整后签字方可有效；其三，对大型备件及物资（一万元以上）的申购除生产厂长签字后，还需总经理签字方可有效。 （五）采购 1、原则上公司所有物品的购买都由采购部负责，特殊情况下，急需物品或采购员不方便购买的物品可经协调指定公司人员购买。 2、采购员接到采购清单后，应仔细看清采购清单内容，尤其注意采购清单上物品所需时间，根据所需物品的性质和需求时间，确定采购路线。 3、采购员应在接到采购清单后及时估计是否能够按采购单上规定的时 间按时采购回相关物品，特殊情况不能按时采购回的物品应电话和申购物品的负责人及时沟通确定最终的采购时间。 4、对很多常用备品备件，经财务监督共同对物品询价最终确定1至2家固定供应商，并对此供应商相关信息进行管理。 5、采购员应遵循按单购买的原则，严格按照物品采购单上标明的物品、规格、数量进行采购。 6、采购员应对所需的物品积极询价，原则上每件物品需询3家以上。还应定期进行市场询价及时了解市场行情。 7、采购员应该洁身自好，保持职业素养。 8、采购员在采购过程中应对所购物品进行仔细检查，包括物品的名称、生产日期、保质期、生产厂家、地址，有些货物有必要的要及时向供应商索要相关证件等。 （六）入库 1、公司采购的物品由仓管员负责。 2、物品购回后，采购员应通知仓管员对货物进行验收。 3、仓管员根据留存的相应第一联申购单对采购员购回的物品进行验收，仓管员有权利对与物品采购单上不符的物品进行询问，采购员应当及时给予合理的解释，对解释不清或解释理由不充分的物品，仓库管理员有权拒绝验收入库。 4、仓管员应当仔细检查物品的数量、质量等，对不符合要求的物品应当拒绝验收入库。 5、仓管员对物品验收，确定采购物品符合要求后开具物品入库单并签字交两联给采购员，留一联存根并及时做好电脑账。 （七）监督 1、公司财务对采购工作进行监督（其他部门对采购工作也可提出相关的要求及监察）。 2、负责监督采购的部门应加强对物品市场价格的了解，财务部对采购部每次物品的报账，如有异议需及时询问采购部，采购部对此要相应给出合理解释。 3、财务部对采购员的采购过程进行有效监管，可采取直接与供货商联系或采取其他手段对采购员采购过程中是否有作弊行为进行调查。如调查处与事实不符的，视情节严重给予采购员相应处罚，严重者需追究刑事责任。 4、本制度自公布之日起生效。