2019年某公司档案管理办法.docVIP

PAGE 1 档案管理办法 1.目的 为了规范公司的档案管理,充分,合理利用档案资料为公司发展和业务工作服务,特制订本办法. 2.适用范围 本办法适用于公司所有部门所有档案的管理工作,具体包括综合档案,内部人事档案(人事档案似乎应该在人才交流中心),项目档案,技术档案,工程档案和会计档案的收集,整理,制作,归档,立卷,编目,存放,使用,鉴定,销毁等活动.本办法对会计档案管理做出原则性要求,其具体规定应参照公司《会计档案管理办法》. 3.职责 总经理办公室是公司档案管理的主管部门,负责公司档案管理制度的制定,检查,落实监督与指导,并负责公司综合档案和内部人事档案的管理工作. 市场部负责项目档案的统一管理工作,并负责公司市场采购档案管理工作. 技术部负责技术档案的管理工作,并负责项目档案中相关部分的收集,整理. 工程部负责工程档案的管理工作,并负责项目档案中相关部分的收集,整理. 财务部负责会计档案的管理工作. 总经理办公室主任是全公司档案管理工作的领导者和责任人,各业务部门经理是本部门档案管理的责任人,各部门应指定固定人员负责本部门相关档案管理工作. 4. 档案的内容与范围 公司档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的记录,资料,包括企业管理,经营策划,技术开发,工程管理,合同管理,市场销售,采购管理,售后管理,人员管理,财务管理和行政管理等各个方面活动所产生的不同载体的记录资料.上述资料均在存档范围之列. 4.1以下内容资料属于综合档案的范畴 4.1.1重要的会议材料,包括会议的通知,报告,决议,总结,重要讲话,典型发言,会议简报,会议记录等. 4.1.2政府机关发来的与本公司有关的决定,决议,指示,命令,条例,规定,通知等文件材料. 4.1.3本公司对政府机关的请示及其批复,以及本公司其它对外发文和与有关单位来往的文书. 4.1.4本公司的各种工作计划,总结,报告,通知,通报,请示,批复,会议记录,统计报表,简报以及反映公司主要业务活动的报告,总结. 4.1.5 本公司印信管理存根,登记记录和审批记录. 4.1.6本公司管理干部任免的文件材料以及关于职工奖励,处分的文件材料. 4.1.9本公司职工劳动,工资,福利方面的文件材料. 4.1.7本公司的历史沿革,大事记及反映本公司重要活动的剪报,照片及音像资料等. 4.1.8本公司与有关单位签订的合同,协议书等文件材料(工程项目合同,分包采购合同及其技术协议除外). 4.1.9 公司各种证书,证照等. 4.1.10各部门业务活动产生的不在业务档案存档范围以内的记录与文件 4.2以下内容资料属于项目档案的范畴 4.2.1项目的初步论证报告(包括商务可行性,技术可行性和运营可行性论证部分). 4.2.2项目招标书等招标文件. 4.2.3项目方案初步设计及其任务安排与审核记录. 4.2.4项目投标书及其制作审核记录. 4.2.5项目合同及技术协议. 4.2.6中标通知,项目内部交接记录. 4.2.7项目技术联络会,项目专题协调会,设计评审会,项目总结会等有关会议的会议纪要及其落实情况记录. 4.2.8项目技术提资材料,变更及审核批准记录. 4.2.9项目设计输出,设计变更,设计图纸会审记录. 项目整体计划,施工计划,设计与技术支持工作计划,采购计划,开工报告以及项目各期现场工作计划等. 4.2.10项目分包采购合同及技术协议. 4.2.11项目经理工作手册与工作日记,以及各方联系,设备到货,开箱验收,质量检验,安装调试记录,施工签证,验收材料,竣工报告等各种施工过程记录. 4.2.12项目总结及项目设计工作,采购工作,施工工作总结,各期现场工作总结等. 4.3以下内容资料属于市场采购档案的范畴 4.3.1 市场调研材料与分析报告. 4.3.2产品推介材料. 4.3.3本公司客户关系资料. 4.3.4合格分包商,供应商名录;分包商,供应商考察,评价记录等. 4.4以下内容资料属于技术档案的范畴 4.4.1实验分析报告等实验室文件. 4.4.2典型设计的设计输出. 4.4.3投标项目初步设计的设计输出. 4.4.4中标项目设计的设计输出. 4.4.5技术开发文件资料. 4.5以下内容资料属于工程档案的范畴 4.5.1每期公司工程项目实施计划,工作安排. 4.5.2每期公司项目进度总表. 4.5.3公司项目工作总结. 4.5.4工程技术标准与项目经理工作手册. 4.6以下内容资料属于会计档案的范畴 4.6.1公司的会计凭证. 4.6.2公司的会计帐簿. 4.6.3公司的会计报表与财务报告. 4.6.4公司的会计文件. 4.6.5公司项目会计台帐及其它有保存价值的会计资料. 4.7以下内容资料属于内部人事档案的范畴 本公司人员登记表,职位申请表等. 5.档案管理的程序 5.1档案的收集