第七章-数据的管理.docVIP

PAGE PAGE 3 第七章 数据的管理 一、记录单的使用 1、查找记录 （1）按顺序查找 选清单中的任意单元格——数据——记录单——上一条（下一条 使用滚动条） （2）按条件查找 选清单中的任意单元格——数据——记录单——条件——输入条件——表单——回车（上一条 下一条） 注：条件可以是数值、字符、表达式，可以使用通配符进行查找 （3）取消条件：再次单击“条件”按钮——清除 具体操作实例参见书184页 2、编辑记录 （1）增加记录：“新建”按钮。TAB插入点下移，SHIFT+TAB插入点上移。 （2）修改记录：找到记录—直接在文本框中修改（公式内容不能修改和输入） （3）删除记录：找到记录——“删除”按钮 （4）取消所有的修改：单击“还原”按钮 二、排序 1、简单排序 选中关键字段——常用工具栏上的“升序”或“降序” 2、多重排序 （1）单击清单中任意单元格（选定要排序的数据区域）——数据——排序——选中“有标题行”（选中此项可避免标题行成为排序对象）——设置——确定 （2）特殊方法：当希望经过多次排序后仍能恢复原来的数据清单，可以临时插入一个数字列，一起参加排序。完成排序后，再对此列进行排序即可恢复原来的记录顺序 （3）排序对话框中的“选项”按钮 单击“选项”按钮，具体含义参见书187页 操作实例参见书187、188页 3、自定义排序：指按自定义序列排序 数据——排序——选项——自定义排序次序：选择序列（也可以用自定义序列的方法重新定义新序列）——确定 操作实例参见书189页 注意：选择自定义排序的序列后无需再选择排序方式。自定义排序只能应用于“主要关键字” 三、筛选 1、自动筛选 单击任意单元格——数据——自动筛选——出现自动筛选箭头 （1）单列筛选：单击某列后的筛选箭头，选取筛选方式 操作实例参见书192、194、195、196页 注：在自定义筛选方式对话框中可以使用通配符，操作实例参见书196页 （2）多列自动筛选：操作实例参见书197页 （3）要恢复显示所有的记录： 退出自动筛选状态：数据——筛选——自动筛选 取消对所有列进行的筛选：数据——筛选——全部显示 取消对某列的筛选：单击某列旁的下拉箭头——全部 2、高级筛选 （1）复制字段名行——创建条件区——输入条件（同行为“与”，不同行为“或”）——选中清单中任意单元格——数据——筛选——高级筛选——对话框：确定方式、数据区及条件区 选择“不重复的记录”——确定 （2）取消高级筛选：数据——筛选——全部显示 操作实例参见书197、199页 四、导入数据 导入其它程序建立的数据单，可以随之更新。 导入文本文件数据 在工作表中选中放数据的起始单元格——数据——导入外部数据——导入数据——对话框：找到外部数据文件——打开——选择数据的分隔方式——下一步——调整分隔符或列表线的宽度——下一步——选择数据格式、选择不导入的列等——完成——选择放置的位置——确定 2、导入WORD表格 可以通过WINDOWS的剪贴板实现 打开WORD文档和EXCEL工作薄——在WORD中选定要导入的表格区域——“复制”按钮——切换到EXCEL中——选中某单元格——“粘贴”按钮