档案管理和利用专用设备收集问题.docVIP

PAGE PAGE 1 档案管理和利用专用设备收集问题 　　刘子芳：随着无纸化办公和办公设备、应用软件系统更新换代速度的加快，档案数字化管理和利用设备如何能确保已归档文件的有效保管与利用，应是各级档案部门面临的一个共性问题。为此，国家档案局第九号令要求各级档案部门重视对“有助于档案管理和利用所需专用设备”的收集工作。但在实际工作中，如何来开展这项工作、哪些是专用设备、以什么方式收集、所需经费如何解决、收集来的设备如何保管与维修等都是一个值得讨论的问题。 　　不能不：计算机技术更新那么快，以后可能一个小问题就读不出来怎么办？如现在要保存设备，是所有档案都要保存？是档案馆保存吗？保存多了，技术要求和资金要求成本可能比纸质档案还高怎么办？ 　　huangking：以前，“386”等老式电脑用磁盘方式保存，随着技术发展，该保存方式发生了改变。要读取以前技术条件下保持的数字档案，需要可识读的软件和设备，有的必须用以前的那一套老设备，这就造成了需要保存档案管理和利用专用设备以保证档案信息的读取。我觉得，随着技术的发展，在有条件的情况下，尽量更新技术和采取新的保管方式，从磁盘到光盘，以满足数字化时代对信息的读取。在保存介质转换的过程中要注意信息的安全。 　　小刀：专用设备的收集我觉得还是以本单位的管理和利用设备为主。从实际工作中来看，所有单位的设备（包括软件）更换的同时，也会进行数据转移等操作，将数据内容进行转移，用现行的存储设备更换，不知转移后的可否还称为“档案”呢？如果非要把原产生的存储设备叫档案，那这个设备收集工作太浪费，也不与时俱进。个人意思，设备收集不如不搞。 　　马刺王朝：小刀前面的观点我是表示赞成的，但后面的观点似乎有些绝对。这个“档案管理和利用的专用设备”，大多是针对数字信息的管理和利用设备而言的。例如，摄像视频信息的存储就经历了从磁带到现实通用可读磁盘的变化，这就涉及一个档案管理和专用设备的保存问题。存储在3.5英寸盘的电子文件总需要相应的设备才能读取，如果你的馆藏中有3.5英寸盘，你就需要这个设备。我虽不赞同这种收集是种铺张浪费、毫无价值的观点，但是，我极度不赞同把这当做一项普及型的工作推广到各个地区和各个层次的档案馆（室）。这些设备的收集我觉得省级档案馆一定要做，部分重要地市级档案馆可以在能力范围内实行，不建议市级以下综合档案馆做这个工作。一方面，大多数数字档案信息已经数字化，另一方面，地市级以下的档案馆根本没有多少以前的数字信息，即使有转化、读取的需要，也可以求助于上级档案馆。“一刀切”，都来收集，那就真是“劳民伤财”，性价比太低。一个连缩微胶片都没有的档案馆收集缩微胶片的设备干什么用？ 　　小刀：“档案管理和利用的专用设备”是一种辅助工具，如果保存下来，首先，我们不知道如古老的软盘、磁盘等存储设备的保存期限如何；其次，我们也不确定其相应的运行设备的保存期限，保存环境、保养等问题接踵而来，且老设备的运行等，不见得后人还会使用，如果存储设备因时间问题而导致如磁粉脱落等无法读取，如果运行设备因年代久远而无法使用，如果没有会使用“老古董”的操作者……这些同样是问题，不能仅思考我们要保存而保存。 　　刘子芳：小刀说的“专用设备的收集以本单位的管理和利用设备为主”，作为一个单位来说还好解决，但作为档案馆来说，问题并不是那么简单。一个单位在进行设备更新时可以同时进行数据转换，逐步升级，但是，对档案馆来说，已接收各单位的档案，相对于各单位自己保管的档案，其数据所依据的设备更新速度是相对滞后的，有时甚至是隔几代的。作为单位来说，原始档案数据随着设备的更新而逐步升级，可以读取并利用，但作为档案馆来说，原始档案数据并没有进行数据转换，新的设备与原始档案数据所依据的设备中间相隔几代，能否读取和利用应是一个大问题，不得不考虑的问题。另外，“专用设备的收集以本单位的管理和利用设备为主”固然可以，但最终还是要移交档案馆的，不然，各单位移交的档案是无法阅读和利用的。这样，就又回到了这个帖子的主题，怎样有区别地移交和接收，怎样保管和维修这些设备的问题。另外，对于旧的东西，人们往往没有保管的习惯，如，上世纪八九十年代，录音机、磁带流行，几乎每家、每个年轻人都有，现在呢，有几家、有几个年轻人还保管有录音机、磁带呢？机关也一样。所以，要建立一种制度来保证对这些设备的收集，利于对已移交档案馆档案数据的利用。至于怎样收集，正是此帖要讨论的问题。我非常赞成由机关收集的提法，但这里面存在一个关键问题，就是向档案馆移交的问题，还涉及档案馆如何收集的问题，如何保管的问题，请你多发表意见和建议。讨论对档案专用保管设备的收集问题，更为关键的是如何对待档案原件。我们知道，无论你用何种先进的转换设备，其转换出来的档案数据，都不能代替档案原件，档案原件的价值是其他转换