公司会议室使用管理规定课件.docVIP

公司会议室使用管理规定 第一条 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使 用率， 明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程， 对会 议室的使用作规定。 第二条 公司会议室指永康办公楼二楼会议室 （一号会议室） 、 三楼总裁办会议室（八号会议室）、二号会议室、三号会议室等 4 个会议室。 第三条 一、二、三号会议室是专门用于召开会议、研讨工 作的地方，也可开展培训、面试、客户接待、小型活动等，由行 政管理中心统一管理； 八号会议室由总裁秘书管理； 行政管理中 心和总裁秘书分别负责会议室的使用登记与调度、 设备检视等工 作，会议使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。 第四条 申请、登记与安排 （一）八号会议室主要用于总裁召集参与的会议接待活动和 指定会议， 由总裁秘书根据总裁指示安排； 其他部门需使用该会 议室，经请示总裁后，由总裁秘书协调后安排。 （二）一、二、三号会议室主要用于公司、部门会议。 -1- 1. 会议召集部门需要使用会议室时， 需提前一天向行政管理 中心提出申请并到行政管理中心填写 《会议室使用申请表》 ，经 行政管理中心审核准许后方可使用； 临时性使用会议室， 必须经 行政管理中心负责人同意。 2. 优先使用原则：（ 1）先申请，后使用，没有经过申请的 部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，如有冲突，必需 礼让已申请使用会议室的部门或个人；（ 2）按申请的先后顺序 使用，特殊情况下，经相互自行协商后可以调整使用顺序， 报行 政管理中心备案；（ 3）先全局后部门再科室的临时优先顺序， 遇公司、部门、部门科室临时或紧急会议， 在不能调换的情况下， 按照公司、部门、部门科室的优先顺序礼让。 3. 部门及个人应在预约的时间到达会议室。超过 10 分钟未 到达会议室的，行政管理中心有权对会议室的使用权另作安排。 4. 如申请部门临时取消申请，再需使用时，应重新申请。 部门及个人应按预约时间段完成会议，若后续时间无其他安排， 可超时使用。 但若紧接的时间段内已安排了其他会议， 超时部门 应离开会议室，终止使用该会议室。 第五条 使用。会议室是公共服务空间，使用者有责任保证 会议室整洁有序。 -2- （一）使用会议室时，不得在会议室大声喧哗、就餐，以免 影响到办公秩序。 （二） 使用会议室的过程中，使用人必须爱护公物，用完 后应及时清理会议物品 （行政管理中心提供烟灰缸、 茶杯和水果 盘的借用，清洁由会议室使用人员负责），保持会议室整洁（会 议期间产生的垃圾由会议室使用人员负责处理， 如矿泉水瓶等） ， 关闭影音设备、办公设备、空调等，恢复原状；设备出现故障或 公物出现损坏时，应及时报修。 （三）会议室内所使用设备、 工具、 办公用品未征得管理部 门同意，不得拿出会议室或作为他用；若确因需要临时借用的， 必须征得同意后方可动用，事后归还原处。 （四）主办会议者要求悬挂会标、图纸等时， 应以不损坏会 议室墙面、设备为前提，会议后应及时撤除， 若有其他特殊性要 求，需提前申报，经管理部门同意后，方可进行。 （五）行政管理中心及总裁秘书对会议室使用后物品设备负 责检查， 并对各部门使用情况进行反馈， 反馈结果作为今后申请 使用的依据。 第六条 使用保障 -3- 行政管理中心和总裁秘书分别对所管理的会议室负有卫生 清扫监督、保障会议用品、 设备检视报修的职责，信息中心负有 会议室内办公设备定时检修保障的职责。 （一）八号会议室由总裁秘书按照会议要求提供茶水、 果盘、 清洁用品等保障。 （二）一、二、三号会议室的使用保障为：公司层面接待性 活动和重要会议（如股东大会、董事会、要客来访等），由行政 管理中心按照会议要求提供茶水、果盘、 清洁用品等保障； 各部 门召开的周例会、研讨会、内部讨论会、电话会议、培训会议等 由各中心、 部门文员自行保障， 行政管理中心可提供会议所需的 用品。 第七条 罚则 会议室为公共服务资源， 违规超额占用和损坏行为应当予以 处罚。出现第四条所规定的未申请即占用、 取消不备案、不按顺 序礼让、不及时整理会议室卫生秩序、就餐、喧闹等情况的，将 对当事部门 / 科室或个人所在部门 / 科室进行通报批评； 出现多次 不遵守规定的情况，将视情取消该部门 / 科室或个人所在部门 / 科室申请会议室的优先权等， 直至停止其使用会议室时间不少于 1 个月。 -4- 若因操作不当、不遵守规定等情况造成会议室设备（空调、 多媒体设备、 桌椅等） 以及附属物品 （如地毯、 植物等） 损坏的， 须追究当事人的相应责任。 -5-