办公用品及后勤物品管理标准.docxVIP

文档仅供参考 文档仅供参考 办公用品及后勤物品管理标准 目的 规范公司办公用品和后勤物品的使用及管理, 更好的保障各部门的正常工作顺利开展, 同时做好公司行政费用的控制, 特制定本标准. 适用范围 本标准适用于XX地产XX公司及其开发管理的所有项目. 职责 综合管理部负责办公用品、后勤物品的采购、入库、出库等管理工作. 政策 办公及后勤物品的定义 办公用品主要是员工日常办公必需品, 包括文件 档案用品、桌面用品、办公设备、财务用品、硒鼓墨粉耗材等一系列与工作相关的用品. 后勤物品主要是公司组织活动、接待等所需物品, 包括烟酒、茶叶、水果、干果等消耗类物品. 办公及后勤物品的采购 每月25日, 综合管理部办公用品管理员邮件通知各部门助理统计本部门下个月办公用品需求, 并于3个工作日内报送办公用品管理员. 办公用品管理员以各部门报送需求及上月实际发生的物品损耗为依据, 备置下月物品计划, 填制《物品采购申请单》（附件1）, 在OA上进行司内请示（OA未上线前进行纸质审批单）, 请示经领导审批同意后方可进行采购. 办公及后勤物品供应商由综合管理部根据实际需求及市场价格评定, 长期合作, 通常按月结算付款. 个别物品可采用多种形式采购, 包括不限于网购等渠道. 原则上每月采购一次, 特殊情况可临时采购补充. 具体采购操作流程可按公司《行政采购管理标准》执行. 办公及后勤物品的入库 办公及后勤用品采购后, 应及时填写《物品入库台账》（附件2）, 经物品管理员、行政负责人审核后, 方可入库, 并做好入库登记手续. 若单次采购办公用品数量多、品种杂, 登记表上可直接登记为“办公用品一批”、登记单次采购总价, 但需附上采购清单复印件作为入库凭证. 单价高于100元/件的物品, 必须做到按件入库登记. 办公及后勤物品领用 员工入职时, 由综合管理部一次性发放基本办公用品, 详见《新员工办公用品配置清单》（附件3）. 每月5日前, 综合管理部将上月各部门申请的办公用品发放至各部门助理, 并在《办公用品领用台账》（附件4）上做好登记, 由部门秘书分发至部门员工. 日常工作中若需要添置办公用品, 员工可直接至办公用品管理人员处进行领用, 并在《办公用品领用台账》上做好登记. 各部门根据情况如需领用后勤物品时, 需到综合管理部后勤物品管理人员处填制《后勤物品领用申请单》（附件5）, 并由相关领导审批后方可进行领用. 领用1000元以内的物品, 需部门负责人、综合管理部负责人审批；领用1000元（含）以上物品, 需部门负责人、综合管理部负责人、总经理审批. 后勤物品管理员需同时做好在《后勤物品领用台账》（附件6）上做好领用登记. 办公及后勤物品的监督和检查 每月初（2个工作日内）综合管理部办公用品/后勤物品管理人员负责对办公用品、后勤用品进行集中盘点, 盘点工作必须在财务部相关人员的监督下一起开展. 形成《办公用品库存台账》（附件7）、《后勤用品库存台账》（附件8）. 盘点结果需及时呈报综合管理部负责人审核, 综合管理部负责人对办公及后勤物品起到监督作用, 会不定期对物品管理仓库进行抽查、清点. 办公用品及后勤物品台账记录的存档 每季度初, 将上一季度的物品采购、入库、领用及库存等台账交由综合管理部档案管理员统一归档. 公司公共设备的保管与借用 公共设备包括但不限于会议电脑、相机、摄像机等各部门共同使用的设备, 综合管理部办公用品/后勤物品管理人员负责公司公共设备的保管及借用工作. 凡因工作需要, 需要借用办公设备的, 需填写《公用设备借用台账》（附件9）. 借用人需按时归还所借用办公设备, 因需要延期使用的, 需向保管人申请延期归还；归还时, 保管员需当场检查设备的完好状况. 公共设备在被借用期间, 借用人须妥善保管, 如因个人保管不善造成设备丢失、损坏的, 需照价赔偿或维修. 附件 附件1：《物品采购申请单》 附件2：《物品入库台账》 附件3：《新员工办公用品配置清单》 附件4：《办公用品领用台账》 附件5：《后勤物品领用申请单》 附件6：《后勤物品领用台账》 附件7：《办公用品库存台账》 附件8：《后勤用品库存台账》 附件9：《公共设备借用台账》 附件10：《办公用品后勤用品管理流程》 附则 本标准自发布之日起执行, 由综合管理部负责解释、修订. XX地产XX公司 2015年3月1日