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物资封样管理制度 第一章 总则 第一条 为规范采购物资封样管理，提高采购物资质量，特制订本制度。 第二条 本规定适用于集团公司所有建设工程项目，包括公司新建、扩建、改建等工程项目的整个采购系统。 第二章 封样管理的标准操作流程 第三条 封样管理的具体流程见下图： 供应商资料收集进入招投标环节 供应商资料收集 进入招投标环节 通知供应商提供样品 技术人员验收样品 样品入库 库存更新及代码登记 样品代码分配 保存样品 通知客户退样 样品出库并登记 工程项目结束退样 样品出库并登记 是否 中标 是 否 库存更新 库存更新 是否 合格 是 否 第三章 样品入库的操作流程 第四条 通知供应商提供样品流程见下图： 采购项目负责人通 采购项目负责人通 知供应商提供样品 满足封 样条件 明确的交样时间 明确的样品验收人 明确的交样地点 当供应商满足封样条件，采购即将进入到招投标环节时，由各采购项目负责人向供应商说明我司对于封样的要求，各采购项目负责人在通知供应商提供样品时，必须告之明确的交样时间、交样地点以及样品验收人。 样品验收流程见下图： 是 是 供应商提交样品 相关技术人员验收 是否 接受 采购项目负责人协助 开具《样品验收单》（一式二份） 样品 验收 一份给供应商；一份由采购项目负责人交封样库入库封样库入库 否 否 各采购项目负责人为相应样品的验收联系人，当供应商把样品在规定时间送到指定地点时，由各采购项目负责人协助相关技术人员负责样品的验收工作，并签署《样品验收单》交与供应商。 验收样品时，应注意：检查样品的新旧状况，有无磨损，是否能正常演示，样品的配件是否齐全、如有相关配件应将配件的明细一一列出，有无质量问题、样品的数量、应有相应专业工程师的检验意见。 样品总体上可分为如下几大类： 土建安装类、装饰类、暖通类、给排水类、电气类、消防类、电梯类、人防类，其中每个大类又可进一步进行细分。 样品验收单范本（一式二份，一份交给供应商，另一份由采购项目负责人交封样库入库）见下图： 样品验收单（范本） 日期 样品名称 样品类别 供应商名称 样品数量 样品新旧状况，对外观加以描述 如需演示，演示的情况（不需演示则不填） 如有配件，请列出配件明细（无配件则不填） 专业工程师意见 工程项目负责人意见 采购项目负责人签收 样品入库见下图： 〈 〈样品验收单〉 采购项目负责人填写《样品入库明细单》 封样库保管员签字 样品入库 明确的入库时间、样品名称、样品数量、供应商名称 必须有《样品验收单》 《明细单》样品三者必须一致 各采购项目负责人在签收样品后，应及时将样品入封样库。入库时，由各采购项目负责人根据《样品验收单》填写《样品入库明细单》并签字，由封样库保管员清点实际样品后签字，并详细登记样品信息。 样品入库明细单（范本） 入库 时间 样品 名称 数量 供应商 名称 采购项目负责人签字 库管员审核签字 备注 样品编码： 按照封样库管理要求，应根据样品类别为每个样品分配相应的代码，所有进入封样库的样品均以代码识别，自带商标的样品需将其商标和厂家名称遮蔽上，要真正体现封样库中样品代码的作用。 样品代码原则：物料编码采取分段分类的编码方式。 代码基本形式 大分类码＋小分类码＋进库日期码＋顺序码 代码内容解释 大分类码：指样品在建筑材料中所属的大的分类，具体的代码分配如下： 土建 安装 装饰 暖通 给排水 电气 消防 电梯 人防 TJAZ ZS NT GPS DQ XF DT RF 小分类码：指样品在大分类中的具体类别，代码分配格式：用该样品中文名称的前4个字的汉语拼音的第一个字母（小写）组成，中文名称不足4位的按实际位数组成，如：“防火门”的小分类代码为：fhm，“进户门锁”的小分类代码为：jhms。 进库日期码：用样品的进库日期来表示，格式为：“年月日”，以8位代码来表示，如某样品的进库日为2005年11月13日，则该样品的进库日期码为：。 顺序码：指样品在某日进库时的当日排列顺序数，以2位代码表示。如某样品在2006年1月3日进库，在1月3日这天是第3个进库的样品，则该样品的顺序码为03。 样品代码分配举例 如2006年3月21日第1个进库的玻璃样品的代码为：ZSbl2006032101。 库存更新及代码登记： 封样库保管员每日应根据当日《样品入库明细单》及时更新库存情况，更新的结果以《样品库存明细单》的形式记录下来。 样品在分配相应代码后，封样库保管员应及时将样品代码输入到封样库的保管帐中去，做到每个样品代码与相应的样品实物一一对应。 样品库存明细单（范本，以截至时间为准） 截至 日期 样品 名称 数量 样品 代码 供应商 名称 采购项目负责人名称 备注 落