集团文件管理培训资料.pptVIP

* 外 发 文 内 发 文 外 来 文 * 定义：以集团名义向外单位发文或发函 发文流程：一、经办部门草拟文稿（行文规范，内容反映客观事实）二、草拟文稿报分管领导审核三、经办部门填写《发文拟稿封面》，并写明拟稿部门意见四、经办部门送交总裁办公室文档员处（含电子版），由文档员统一编号或套用格式 * 五、文档员报总裁办公室负责人审核并签署会签意见六、文档员送交会签部门进行文件的会签，最终报企业负责人审批签发七、总裁办公室负责人签署下发意见，文档员下发文件，并将文件存档八、经办部门办理用印手续九、文件发送外单位 * 定义：以企业名义向内部下发的文件，包括各部门起草需要共同执行的规定、通知、文件等。 分类：红头文件、一般性文件 * 分 类：青裕集司管字：对企业管委会内重大方针决策、人事任免（部长级以上，不含部长级）等重要事宜的发布 青裕集司字：对总裁办公会研究的决策、人事任免（部长级以下，含部长级）等重要事宜的发布 青裕集司人字、财字、法字：凡各部门发布的需企业共同执行的规定和通知，均以各部字号打头，落款加盖企业印章 * 发文流程：一、经办部门草拟文稿，格式、行文规范，反映内容客观真实。文件主送机关分为“各部（室）、公司”、“各部（室）”、“**公司”、“**部门”等二、文稿由部门负责人、分管领导审核，填写《发文拟稿封面》，并签署拟稿部门意见三、经办部门送交总裁办公室文档员处（含电子版），由文档员统一编号或套用格式四、文档员报总裁办公室负责人审核并签署会签意见 * 五、文档员送交会签部门进行文件的会签，最终报企业负责人审批签发后转经办部门六、经办部门办理用印手续后将文件移交文档员处七、总裁办公室负责人签署下发意见，文档员下发文件，并将文件存档 * 定 义以部门名义向企业负责人呈报的请示、报告及各部门因工作联系需要的行文 发文流程一、经办部门草拟文稿，格式、行文规范，反映内容客观真实。二、文稿由部门负责人、分管领导审核，落款由各部门负责人签字 * 三、经办部门送交总裁办公室文档员处，由文档员统一编号并填写《文件处理单 》四、文档员报总裁办公室负责人审核并签署会签意见五、文档员送交会签部门进行文件的会签，最终报企业负责人审批六、总裁办公室负责人签署文件下发意见，文档员下发文件，并将文件存档 * 一、非法律文书、经济合同类文件 二、涉及法律文书、经济合同履行中的外来函件 *法律文书类 *经济合同类 * 一、各部门收到文件后送交文档员处，文档员进行分类登记（使用收文登记本，加盖总裁办公室收文章，按企业分类编号登记、确定秘级、主办部门，附《文件处理单》）二、总裁办公室主任签署处理意见后，转相关部门或领导签阅三、 报企业负责人审批后转承办部门跟办四、文件原件存档，复印件印发相关部门及领导 * 一、法律文书类：（一）定义：主要是由公、检、法系统针对我公司下达的有关法律文书。（如拘传票、通知书、裁定书、判决书、调解书、仲裁书、起诉状、反诉状、答辩状、上诉状、再审申请书、撤诉状、管辖异议、查封令、扣押令、法律意见书、律师见证书、民事委托代理协议、民事授权委托书、法定代表人身份证明书、财产保全申请书、支付令、证据保全、公示催告、强制执行、担保书、协助执行通知书、决定书等.凡是涉及上述内容的外来文书、函件 * （二）流程：一、由总裁办公室与法律事务部共同签收，使用收文登记本，加盖总裁办公室收文章进行处理，并附《文件处理单》）二、总裁办公室主任签署处理意见后，转相关部门或领导签阅三、 报企业负责人审批后转承办部门跟办四、文件原件存档，复印件印发相关部门及领导 * 二、经济合同类（一）定义：主要是在经济合同洽谈、签订以及履行中，对方单位向我公司发来的相关函件。如：法律咨询书、资信调查书、专利/商标证书、法律建议书、合同审查意见书、律师授权声明书、律师函、调查函、担保函、合同履行中双方来往函/催款函、财产留置通知书、评估报告、拍卖委托书、公证书、鉴证书、通知等。 * （二）流程：同“非法律文书、经济合同类文件”流程。 （三）如遇个别需特殊处理的函件，法律事务部可直接请示企业负责人处理后登记并归档 * 经过培训后，各部门对文件管理仍有不明白的问题 * .