10会议管理制度11.docVIP

青海陆港物流有限公司 会议管理制度 第一章 总则 第一条 为规范会议管理，提高会议质量和工作效率，制定本制度。 第二章 管理职责 第二条 综合办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 第三条 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 第三章 会议分类及组织 第四条 公司会议归纳为四类： 一、董事会会议：是公司董事会例会，董事长认为有必要组织召开的会议。 二、总裁办公会会议：主要是副总经理以上人员参加的会议，总裁认为有必要组织召开的会议。 三、公司级会议：主要是公司各部门负责人例会和有关部门负责人报请总裁批准后召开的会议。 四、部门工作会议：各部门召开的工作会由各部门领导决定召开并负责组织。 第五条 各类会议召开时间及召集部门 一、董事会会议 （一）由董事长负责； （二）董事会会议议题由董秘办负责征集，向董事长汇报确定议程，提前一天通知各董事参会。会议由董事长或董事长委托的董事主持。 二、总裁办公会会议 （一）由公司总裁负责； （二）总裁办公会议议题由综合办公室负责征集，向总裁汇报确定议程，提前一天通知参会人员。会议由总裁或总裁委托人主持。 三、公司级会议 （一）由公司副总经理以上主持召开会议的领导负责； （二）公司级会议议题由综合办公室负责征集，向会议主持人汇报确定议程，提前一天通知参会人员。会议由召集人主持。 四、部门工作会议 （一）由各部门领导负责； （二）形成例会制度，每周一召开。 第六条 上级或外部门在我公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)一律由综合办公室按总裁指示和要求进行安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。 第四章 管理内容及程序 第七条 会议提拟与审批 一、董事会会议由董事长直接提拟。 二、总裁办公会议由集团总裁直接提拟。 三、公司级会议由集团副总经理以上人员提拟，报总裁批准。 四、部门工作会议由各部门自行安排。 五、以上各级会议时间和参加人员均不得与上一级会议发生冲突。 第八条 会议计划与统筹 一、每月25日前，会议提拟部门填写《会议审批表》报综合办公室，由综合办公室统一平衡会议召开时间及地点，汇同公司以上级会议编制《月度会议计划》，统一报总裁审批后，于月底前发放至公司各领导及各部门负责人。 二、凡综合办公室已列入计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的会议时，会议提拟部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请综合办公室调整会议计划。未经综合办公室同意，任何人不得随意调整正常会议计划。 三、因公司领导无法出席而延时或取消的会议，综合办公室负责在第一时间通知提拟部门负责人。 四、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体。各类会议的优先顺序为：董事会会议、总裁办公会议、公司级会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 第九条 会议准备 一、会议通知遵照以下规定： （一）已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由各部门按计划表直接通知与会人员。 （二）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知： 1、未列入月度会议计划而临时提拟的会议； 2、虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明或需更改会议时间的； 3、其它提拟人认为应另行通知的情况。 （三）会议通知时间一般应提前一天以上，对需准备汇报材料及特别会场服务的应提前三天以上，通知对象为与会人员及为会议提供服务的部门。 （四）会议通知形式一般为口头、电话、短信（传真）通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以《会议通知单》（见附件2）进行书面通知。 二、会议的其它准备工作遵照以下规定： （一）会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备工作； （二）会议服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场、布置会场、清洁会场桌椅、备好会议器材及茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等，并保证其正常、可靠、有效地使用。 第十条 会议组织 一、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。 二、会议主持人须遵守以下规定： （一）主持人应于会前20分钟到达会场，进一步检查会务落实情况，做好会前准备。 （二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 （三）会议主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制和调整，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保会议议程顺利推进，提高会议工作效率； （四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人员表明意见；对未决议的事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见