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实用“经理人” ——经理人如何建立个人信息“宝库” 一、信息的特征 □客观性 信息是客观事物的特征和变化的最新反映。事物的特征和变化是 不以人们的意志为转移的客观存在，反映这种客观存在的信息，就不 能不带有客观性。 □传递性（也叫传输性） 信息要借助于文字、图像、胶片、磁带、电波、声波、光波等物 质形态的载体，才能够表现，才能为人们所感知，所接受。信息通过 载体能进行空间和时间上的传递，从一处传到另一处。信息的传递通 过信道（信息传递通道）进行，也就是说，信源（信息的源泉，即发 信者）发出信息后，经由信道传递至信宿（信息的归宿，即收信者）。 信源、信道、信宿组成信息系统的有机整体。信息的传递手段和方式 多种多样。信息传递的快慢，对信息的效用影响极大。 □时效性 信息是客观事物的特征和变化的最新反映，必须突出一个“新” 字，要把新情况、新问题、新动向、新经验及时向领导提供，以保证 领导根据新的形势作出正确的决策。信息作为客观事物的一种反映， 总是先有事实，后有信息的。也就是说，信息有一定的滞后性。因此， 信息一旦生成，就须赶快传递，尽量减少信息的滞留时间。这种信息 的时效性，是由人们获取信息的目的决定的。人们获取信息的目的在 于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能利用。信 息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财 富。社会需求的强烈时间性带来了信息的时间性。愈是及时的信息愈 有价值，过时的信息则价值小甚至没有价值。 □系统性 信息源产生信息有两种情况，一种是随着时间的推移断断续续 地发出信息（叫离散信息），一种是随着时间的推移而连续发送信息 （叫连续信息）。一般来说，社会政治信息是连续信息，而且具有系 统性。在改革和发展的重要时期，新情况、新问题不断出现，这就 要求我们必须系统地掌握社会变化的内在规律和发展趋势，系统地、 连续地收集和提供信息，以便及时作出正确决策。 □开发牲 从信息作为一种资料看，由于它取之不尽，用之不竭，因而可以 不断探索和开掘；从信息所载的内容看，由于客观事物的复杂性和事 物之间的相互关联性，反映事物本质的和非本质的信息常常交织在一 起，加上它们难免受到历史的和人们认识能力的局限，因而需要开发； 从信息的价值看，利用信息可以开发出新的材料和新的能源。不仅新 材料和新能源的开发有赖于信息的利用，而且新材料和新能源要得到 充分和有效的利用，也有赖于信息。 二、信息的基本要求 秘书信息工作的基本要求是准确、及时、适用。 □准确 真实、准确是信息的生命，只有真实、准确的信息才能使领导决 策建立在科学的基础上。因此，在整个信息工作过程中，秘书人员都 要抱着对国家、对人民高度负责的精神，坚持实事求是的作风，对新 生事物特征的客观性，如实地进行反映和描述。决不为迎合个别领导 人的意图而将情况任意夸大或缩小，人为造成信息失真。 □适用 适用，即要有针对性，适合领导利用。提供信息既是为领导决策 服务，秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解： 1.他们分布在不同的组织类型中，如有的在机关，有的在工厂， 有的在商店，有的在学校。不同的组织类型往往决定了他们所追求的 目标各不相同。 2.他们分布在不同的组织规模中，如大型厂矿与中小型厂矿，超 级商场与小商店，大学与中小学等等。不同的组织规模导致他们具体 的工作内容和时间分布上存在差异。 3.他们分布在不同的组织层次中，如中央与省、市、县级。即 使在同一个组织层次中，也有高层领导者、中层领导者、基层领导者 之分，如厂长、车间主任、工段长、班组长等。组织层次的不同决定 了他们工作重点的不同。 4.他们分布在不同的组织环境中，如社会主义制度和资本主义制 度。发达地区和不发达地区。组织环境的不同使他们奉行不同的管理 哲学和管理方式。这种种差异，决定了领导者的决策不仅内涵不同而 且层次不同。因此，秘书人员在收集、传递信息时，一定要有鲜明的 目的性，时时处处以是否适合不同单位、不同层次的领导者的需要为 出发点。但又须看到，任何领导者每个时期的领导工作都有其中心， 都有其关注的“热点”和“难点”。因此，秘书人员提供信息要围绕 领导工作的中心，围绕这些“热点”和“难点”。有些问题虽然尚未 列入领导的议事日程，但比较重要，也应及时报送。三、愉快地收集 信息 □能否判断信息的真伪