公司接待策划方案设计.docVIP

PAGE 9 接待考察人员方案 中江国际将于 年 月 日，一行6人来我公司进行为期2天的访问，主要是为加强进一步的了解。为了促进中江国际和我公司的进一步合作，树立良好公司形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必须重视此次的接待工作，做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。 一．接待准备★ （一）接待信息： 1.接待对象：中江国际一行6人 2.接待时间： 3.接待地点：接机地点— 送机地点— 下榻酒店—昆明索菲特大酒店 参观地点： 4.接待规格：对等接待 5.接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度 6.接待小组： （二）接待前期准备： 1．信息收集。 a中江国际的基本信息，未来发展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度； b 中江国际来访人员基本情况 c过去来访情况； d 抵达时间和交通工具； e来访期间天气状况； 2．询问对方意见，是否需要预定机票，若需要，根据所要求的时间和地点来定； 3．住宿安排。提前预定房间； 4．迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度； 5．公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作； 6．拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员。 7. 资料准备。欢迎词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料； 1、接待工作任务分配 部门 人员 事项 提前预订酒店，协助来宾办理酒店入住手续 宴席（迎接宾客、菜单确定、环境检查、费用清付） 来宾信息搜集，提前约定足艺时间、人数 公司迎宾 联系工地协调参观事宜 制发会议通知及会议议程、总结会议纪要，会场布置，会议物品准备，会间服务 摄影摄像 车辆协调安排 接送机、大厅集合 物品采购办理 2、来访人员详细信息及安排 姓名 职务 年龄 性别 房号 喜好禁忌 相关事项 整体流程 第一天： 确认参观人员需求 → 办理票务 → 预定宾馆 → 安排接待人员及车辆 → 事先再次确认 → 布置接待环境 → 机场（车站）接参观人员 → 安排住宿休息 → 午餐→项目部介绍 →致欢迎词→现场情况介绍→ 视察工地 → 听取工作汇报 → 项目部全体就餐 →回酒店住宿休息 第二天： 项目部送党课- → 慰问各个办公室员工 → 与业主的见面会 → 在傣族人家聚餐 第三天： 11：50飞成都 → 下午2点半到天府机场 → 安排住宿 第四天： 成都交通轨道二标项目部视察工作 → 12点的飞机回杭州 整体流程 第一天 接机后 先去酒店放置行李后 就餐（午餐） 休息两个小时候 下午三点去项目部视察工地现场 下午四点半听取工作汇报 晚上7点半与项目部全体就餐 第二天 早餐 早上（8：30--10：00）给项目部送党课 10：30--12：00）慰问各个办公室员工 下午3：30 与业主的见面会 晚上7：30 在傣族人家聚餐 第三天 9:50集合去机场 11：50的飞机去成都（办理登记牌+登机） 下午2点半到天府机场 安排住宿 吃晚饭。川上人家 第四天 集合 10点去成都交通轨道二标项目部视察工作 午餐 晚餐 到达机场→办理登机→送别 晚上12点的飞机回杭州 三、各接待环节说明与要求 1. 确认参观人员级别及需求 接待专干在接到《参观人员考察申请表》后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括参观人员单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据参观人员重要程度按公司接待标准安排相应的接待。 责任人员： 2.办理票务 接待专干根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。飞机票以折扣票为主，时间不宜过早或过晚。 责任人员： 预定宾馆 接待专干根据参观人员的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆（详见表2） 对于特殊要求的参观人员应事先了解，妥善合理安排。 责任人员： 安排接待人员及车辆 接待专干开具《车辆使用申请单》，仔细填写相关内容，交至车队以安排车辆。 接待专干同时协调好参观人员考察当日所需的接待人员—产品推介员、相关领导等。 根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见表2 责任人员： 飞往成都事先再次确认 参观前，与参观人员再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、参观人员姓名，联系方式和人数等信息。 与车队确认接参观人员的司机安排是否落实。 与预定的宾馆再次确认客人入住房间。 责任人员： 党课环境党课教室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉盆景、字画，还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。在公司门厅边上打上欢迎词。 责任人员：接待专干 机场（车站）接参观人员 根据接待专干事先确认的信息，按预计时间通知车队司机接参观