应用文写作教学课件作者赵惠岩6.pptVIP

6. 7 商务函电 (3)报价函的写作要求。报价函的写作不能拖拉。迅速答复询价，既是为了争取商机，也是对询价者表示尊重和感谢。报价函的内容要明确、详细、周到。此外，报价函的内容虽然不受法律约束，但是，诚信是商务的基础，顾及信誉的卖主不应当在所规定的或同意的时间以前撤销他在报价函里所作的承诺 6. 7. 2. 3 还价函 (1)还价函是买卖双方中接收报价的一方对报价中的一些条款提出协商、修改意见或建议，而写给报价方的函件 (2)还价函的写作格式包括: ①标题。写明“还价函”。 ②称谓。顶格书写报价方。 ③正文。扼要叙述还价的原因，明确还价的具体内容 上一页 下一页 返回 6. 7 商务函电 ④落款。写明发函公司名称，注明年月日。 (3)还价函的写作要求。还价有时会有几次往返，买卖双方都可以还价，不论是何方，都应当礼待对方。如果无法接受对方的条件，要明确而客气地说明拒绝接受的原因，对不能成交表示遗憾，对对方表示感谢并对今后的合作机会表示期待。 6. 7. 2. 4 接受函 (1)接受函是买卖双方相互认可交易条件时一方致对方的商务函，包括信函、传真、电传、电报、电子邮件等 (2)接受函的写作格式包括: ①标题。写明“接受报价函”。 ②称谓。顶格书写报价方。 上一页 下一页 返回 6. 7 商务函电 ③正文。写明发函的原因，即报价函收悉，对对方的报价表示感谢。明确表示接受对方的报价，再次确定对方的报价内容。 ④落款。写明发函公司名称，注明年月日。 (3)接受函的写作要求。接受函是对对方报价函的肯定性回应，虽然是同意对方的报价，但一也不要只简单地写“我方接受贵方的报价”，而要重复对方的具体报价条件，包括商品名称、规格、单价、结算方式、交货日期和地点等项内容，以免出现纸漏 上一页 下一页 返回 6. 7 商务函电 6. 7. 3 订购函、确认订购函、装运通知函 6. 7. 3. 1 订购函 (1)订购函是买卖双方经过反复磋商并接受了交易条件后，买方按双方谈妥的条件向卖方订购货物所写的信函。 (2)订购函的写作格式包括: ①标题。写明“订购函”。 ②称谓。顶格书写供货方 ③正文。对对方提供的报价和货样表示谢意。明确订购的内容，一般包括商品名称、货号、规格、数量、价格;包装方式、交货日期、交货地点、运输方式、运输保险;确认在前期洽谈时所同意的付款条件、结算方式等。 ③落款。订购方署名，注明年月日。 上一页 下一页 返回 6. 7 商务函电 (3)订购函的写作要求。在实际工作中，订购可以通过电传、电报，甚至口头等方式提出，但正规的订购，还是以函的形式显得更为妥当，符合规矩。还有一种通常的做法，即买方用印制好的订单，卖方用印制好的确认书来代信函。按照商法的有关规定，买主的订购函是对想要购买的货物的出价，在卖主接受以前，不受法律约束。在接受以后，双方就要履行协议，并受法律约束 6. 7. 3. 2 确认订购函 (1)确认订购函是卖方在收到买方订购函后，予以回函告知客户货物办理情况和货款支付方式等事宜的信函。 (2)确认订购函的写作格式包括: ①标题。写明“确认订购函”。 ②称谓。顶格书写订购方 上一页 下一页 返回 6. 7 商务函电 ③正文。写明收到对方订购函的具体日期，准备发货的日期，购货款如何支付，感谢对方的订货。 ④落款。供货方署名，注明年月日。 (3)确认订购函的写作要求。第一次收到新客户的订购函，一定要用信函确认。要对收到订单表示高兴，保证重视所收到的订单，迅速认真办理业务，并对将来合作表示期待。如果对方所要求的货物已无货可供或价格、规格已经改变，卖方不能接受买主的订单，拒绝接受订单的信函必须非常礼貌，要为今后交易留有余地，并最好介绍一些合适的代替商品。 上一页 下一页 返回 6. 7 商务函电 6. 7. 3. 3 装运通知函 (1)装运通知函是卖方在货物装运前告知买方货物装运有关事项的商务信函。 (2)装运通知函的写作格式包括: ①标题。写明“装运通知函”。 ②称谓。顶格书写收货人。 ③正文。写明对方某年某月某日订购的货物装运的具体日期;装运的方式，装运的地点，装运的车号、航班号;运费、保险金的支付方式;相关单据副本;表示谢意等 ④落款。供货方署名，注明年月日。 上一页 下一页 返回 6. 7 商务函电 (3)装运通知函的写作要求。装运是卖方履行交货义务的表示。贸易，尤其是国际贸易，到岸价、离岸价等支付的运费、保险费都同货运有关，因此，货物装运以后，卖方应该立刻发函通知对方。同时，趁着通知买方货已装运的机会，卖方除了表示感谢以外，还可以表达进一步发展业务的愿望。 上一页 下一页 返回 6. 7 商务函电 6. 7. 4 催款函、索赔函、理赔函 6. 7. 4. 1 催款函