物流单证填写采购.doc

单元一：物品采购单证填制 实训任务一：采购业务作业流程 流 程 图 知 识 点 简 析 相 关 单 证 制定采购计划 询价 报价 比价议价 货品申购 发出订单 交期控制 记录物料采购 制定采购计划：采购员根据生产部门等各部门的物料需求，以及市场供需状况，制定采购计划，内容包括采购物料、采购数量、需求日期等。 《采购计划表》 询价：采购员通过电话询价、上网查询、市场调查等方式向物料供应商或者同行竞争对手咨询物料价格，以获得市场最精准的价格信息。 《询价表》 报价：供应商接到采购员的询价要求后，综合考虑自己产品的成本，利润，市场竞争力等因素，报出的可行的价格。 《报价单》 比价议价：采购员将供应商的《报价单》按物料类别汇总成《比议价记录单》，比较物料的价格，找出有竞争力的价格。 《比议价记录单》 货品申购：采购员综合考虑采购成本、产品利润、供应商实力等因素，选择合理的供应商， 向采购经理申请进行采购。 《货品申购表》 发出订单： 采购经理审批之后，采购员根据《货品申购表》制定采购订单，包括物料规格、价格、数量、交货期、向供应商发出采购订单。 《 订购单》 交期控制：供应商会发生缺货、断货、物流等问题，所以采购员需要严格、实时控制交货期在合理范围内。 《交期控制表》 记录物料采购： 采购员定期汇总采购单，记录采购历史，并得出当期采购量、采购金额、供应商表现、物料品质等数据，便于分析、改进采购工作。 《物料采购记录表》 实训任务二：采购业务主要单证的填制 采购计划表 1、采购计划表 采购计划（Procurement Plan），是指企业采购人员在了解市场供求情况，企业内部需求，并掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购活动所做的预见性的安排和部署。 采购计划表是采购部根据物料使用部门的物料需求进行采购计划时所制定的单据。它的内容主要包括采购物料、采购数量、采购金额、需求日期等。 按计划周期的长短来分类，可以把采购计划分为年度物料采购计划、季度物料采购计划、月度物料采购计划等。　 　2、采购计划的作用 （1）有效地 \o 规避风险 规避风险，减少损失： ①提前预计采购物料所需的时间，防止供应中断，影响产销活动。 ②合理安排采购周期，使库存合理，避免库存占用过多 \o 资金 资金及存储空间。 （2）配合企业 \o 生产计划 生产计划与资金调度：为企业 \o 组织 组织采购提供了依据。 （3）更好地进行 \o 资源 资源的合理配置，以取得最佳的 \o 经济效益 经济效益： ①确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与 \o 成本 成本。 ②提前计划有利于采购部门事先准备，选择有利时机(价格、供求状况)购入物料。 3、采购计划表样本 采 购 计 划 表 编号： 项目名称： 编制依据： 序号 物料名称 型号 质量标准 数量 单位 预估单价 预估金额 需求时间 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 编制： 生产经理审批： 采购经理审批： 财务经理审批： 日期： 日期： 日期： 日期： 4、采购计划表的填制 填制采购计划表，特别要注意物料的名称、型号、数量、单价和需求时间不得有误，否则影响重大，并且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。 （1）项目名称：根据最终产品的项目来填写。 （2）编号：按采购部对文件的编号规则进行编号，是便于文件的追溯和管理。 （3）编制依据：填写编制采购计划的依据，通常是：计划采购、特殊申购、项目采购等等。 　（4）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。 　（5）物料型号：用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。 （6）质量标准：填写对物料特殊、重要的质量要求。 　（7）数量：按需求部门的申请填写。 　（8）单位：按物料的常用计量单位填写。 　（9）预估单价：按历史采购单价或大致市场行情填写，准确单价要询价后得到。 　（10）预估金额：按“预估单价×单位=预估金额”填写。 （11）需求日期：按物料需求本门的申请日期填写。 （12）审批流程：在表格尾端从“编制”到“财务部经理”逐步审批，并以财务经理签字为流程结束。 二、询价表 1、询价表 （1）询价的含义（inquire），指买方向卖方询问商品价格，或者同行竞争对手之间询问商品产品在市场上的价格。 询价表：是采购员（买方）向卖方发出的询价文件，内容与采购计划表对应，主要包括：物料名称、型号、详细的规格描述、数量、价格、交货要求、付款条件等（交货条