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小议企业会计档案管理与应用 　　 　　会计档案的建立和管理无论对提高企业财务管理、工作质量、严格会计制度还是发展企业经济建设都起着不可估量的作用那么企业会计档案如何管理呢? 　　 　　摘要：会计档案在企业管理中起着举足轻重的作用随着我国市场经济的发展经济和会计工作中不断出现新情况、新问题会计档案管理和运用也就不可避免地出现了一些尴尬对峙做为会计档案管理人员对于在工作中发现问题、想对策、提建议也就成了义不容辞的责任 　　 　　关键词：会计档案管理运用 　　 　　一、会计档案的作用 　　 　　1.凭证作用会计档案如实记录了企业资金周转活动的全过程利用它对于加强企业管理、开展专项工作、打击犯罪等可以起到十分重要的凭证作用 　　 　　2.依据作用会计档案又是会计分析和会计检查的主要依据利用它可以进行各项经济指标的数量分析并针对实际情况找出差距、发现问题最终提出改进工作的建议和措施 　　 　　3.史料作用通过对历年会计档案的研究发现生产经营和企业管理规律性特点总结企业发展轨迹加以借鉴从而制定出可行性计划、决策 　　 　　二、会计档案管理与实际运用间存在的问题与对策 　　 　　笔者经过几年对会计档案的管理认识到会计档案管理与运用存在着一些尴尬对峙浅叙如下： 　　 　　1.帐簿与凭证的对应管理 　　 　　现金日记帐、银行存款帐的保管期限为25年而其对应的现金凭证和银行凭证的保管期限则为15年也即一旦凭证15年后到期面临销毁可相应帐簿却要独自再行保管10年而凭证是帐簿的原始依据这样一来独存的帐簿无疑就成了无本之木、无源之水 　　 　　对策：配合帐簿的管理相应凭证顺延管理至帐簿到期或业务结束 　　 　　2.会计档案中其它类的工资、奖金的管理与实际 　　 　　工资、奖金的保管期限是15年而近年来却有多起利用是工资、奖金做为工龄错误、遗失的唯一原始凭证(考勤表也可而实际其又不在归档范围中故并未保存)使得我单位的工资、奖金面临着只是按管理规定移出库存而根据实际需要却不能销毁的尴尬 　　 　　这一问题的解决需要社会保险、劳资、档案等多个部门协商解决 　　 　　3.财务机制资料与档案装具矛盾 　　 　　自年始我公司的财会帐簿、报表等改用“用友”软件机制可其外形尺寸却又是不和我公司用于会计档案保管的装具(标准A4档案盒)一致这也给管理带来了很大不便为了它的25年、15年寿命我们不得不小心谨慎地再加工(去其边角却又不能伤其筋骨) 　　 　　对策：制作时即应考虑到今后数十年的保管方便 　　 　　4.延期收集的必需及问题 　　 　　会计档案的收集为第三年即考虑到财务工作实际的需要在本会计年度结束后其当年产生的会计档案由财务部门自行保管一年以满足其中未结事宜利用的需要之后次年再交于单位档案部门正式进入档案管理阶段这其中就有了一个实际问题—档案的未及时收集(这是目前全国统一执行的归档例外)这样经过了一年后档案的收集齐全、完整以及资料的破损、损耗等将很难把握 　　 　　这就需要财务部门和档案部门协同动作财务部门要对所暂管的上年度会计档案认真负责、严格管理;档案部门也要经常督促检查切勿有不在档案库房就不归我负责的认识和想法 　　 　　5.档案到期可其中债权债务未了结 　　 　　会计档案保管期满需要销毁时对其中未了结的债权债务的原始凭证、明细账应独立抽出另行立卷列入“其它会计档案”由档案部门保管到结清债权债务为止或未了结事项完结五年后或至超过法定期限—这时其将不再具备溯及力也即凭证作用消灭方可进行销毁 　　 　　由此可见会计档案(尤其是会计凭证因为其为源头)的销毁与否不能仅仅以保管期限为界还要考虑债权债务关系是否结束等因素 　　 　　6.保管要兼顾档案的证据作用、查考价值等因素 　　 　　实际中凭证的证据作用、查考价值是不会随着债权债务关系的结束而结束的对欠债不还的企业怕已经列入呆账债权人也可以保持对其随时追索的权力;而涉及经济、民事、刑事等法律案件纠纷的时候凭证更是随时可以作为至关重要的呈堂证物而一旦被销毁其损失难以弥补 　　 　　因此在保管期满并已结清债权债务情况下会计凭证是否能够销毁还要考虑其社会、经济、法律等多方面的作用是否已经结束这里也蕴含着许多难以人为预料的因素 　　 　　7.而综上所述中的延期保管不加销毁则又会造成另外一些困惑 　　 　　首先随着档案的不断增长档案部门要持续不断地投入人力、物力、财力建设档案库房、购买档案设备、加强档案管理这对企业的经营管理来说无疑是一个较重的负担其次已过期的和未过期的会计档案混同保管难以区分保管价值无法对重要会计档案实行重点保管从而影响档案整体管理工作的质量和效果 　　 　　对于以上种种不是档案员本身可以单独解决的需要多方面的协调和动作因此这种尴尬对峙还会在相当长时