高效率的会议管理机制.pptVIP

* * * * * * * * * * * 南通事业部 * 会议管理 November, 2013 简介 现代企业管理中“会议”是必不可少的组成部分，在我们公司亦是如此。年终总结会、半年度总结会、月度员工大会、经营分析会、行政会议、1+6会议、班前/班后会……，大大小小各种会议。 会议的主要任务：是统一思想、统一目标、统一行动；是集大家的智慧，共同解决问题；是安排部署工作。 作为管理者，主持召开一场高效率的会议能够促进整体工作的顺利开展。因此“成功主持会议”也成为现代优秀管理者必备的一项技能。 学员在课程结束时能 会议在团队管理中的作用 理解进行高效会议的重要环节 会议后持续追踪的重要性 课程目标 课程大纲 会议的意义、目的 高效会议的重要环节 会议后跟进工作 会议的意义 一、会议是一个集思广益的渠道（见下图“集思广益图”） 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 ? 会议的意义 二、会议显示一个组织或一个部门的存在 ? 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 ? 会议的意义 三、会议是一种群体沟通的方式 ? 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 ? 1、会议能力是现代人必备的团队工作能力 2、一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事 3、会议正是团队合作最常用的沟通协调方式 会议的目的 1、开展有效的沟通； 2、咨询传达； 3、监督员工的工作进展情况； 4、达成协议，解决问题； 5、决策和资源共享； 6、开发创意； 7、激励员工的士气。 ? 课程大纲 会议的意义、目的 高效会议的重要环节 会议后跟进工作 实施有效会议的四个环节 1 计划 2 准备 3 主持 4 记录 计划 是否真的需要开这个会 以书面形式确定会议的目的和议题 尽可能降低参加的人数 准备 事先发给与会者详细的议程 确定议题顺序及每个议题所需要的时间 附上所有必须事先阅读的资料 必要时可以采用“会前会” 准备 –《会议准备工作单》 1、会议目标 6、参与人士 7、召开时间 8、召开地点 3、准备工作 2、主要议题 9、最后成果 10、会后反馈 5、会议形式 4、资料准备 准备 – 会议议程 会议流程 希望达到的成果 时间（分） 1.前言 1. 清楚知道我们今天尝试达到的成果和我们如何做到. 2.跟进上一次会议的决议/行动 2. 了解我们直到目前为止的业绩，让我们可在中途进行修订. 3.行动状况报告 3. 了解每项工作根据计划进行的状况，列出问题和得出建议. 4.为下星期/月作出计划 5.总结 6.后续步骤 主持 需要一个良好的主持人 控制会议方向，避免脱离主题 控制时间，保证议程和顺利进行 让每个人都参与会议讨论 尽可能使议题得出明确结论 1、营造和谐气氛2、按照议程进行3、正确讨论总结内容4、引导发言者解释使人困惑的发言5、帮助参会者理清不假思索的想法6、尊重别人，避免会中意见一边倒的情况7、减少与议题无关的争辩和讨论8、保证中立态度 主持 – 主持人的责任 1、定义：3－5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。 2、内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 3、开场白程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。 主持 – 开场白 主持 – 掌握议事进度 1、主持人的发言时间应掌握在20%，要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。 2、语言方式 能说者，如需5分钟则给其3分钟发言时间； 将能说的人从一个问题带到另一个问题； 将这个能说者让过去。 3、非语言方式 眼神转向别人； 你说的很好，手势下压； 下笔，合上笔记本； 短暂的沉默。 主持 – 会议决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 共识决