销售和收款控制制度浅探.doc

浅议销售和收款控制制度 为了加强企业销售与收款的内部控制，规范销售和收款行为，防范销售与收款过程中的差错舞弊，企业应建立健全销售与收款的内部控制制度，有效实施销售与收款业务的真实性和合法性，需从四个方面考虑： 一.建立健全岗位分工与授权批准制度； 二.销售过程制度控制； 三.收获制度控制； 四.制度监督与检查。 一.建立健全岗位分工与授权批准制度 1.1岗位分工制度 企业应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，那么企业需从如下三个方面进行控制： 1．建立专门的信用管理部门和岗位，负责制定企业的信用政监督各部门的信用政策执行情况。信用管理岗位与销售业务管理岗位应分设，这样，可以牵制销售部门以坏账损失的大量增加为代价换取销售收入增加的盲目行为。 2.配备合格的人员办理销售和收款业务。办理销售和收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。根据具体情况对办理销售和收款业务的人员进行岗位轮换。 3．销售收入、应收账款，货币资金总帐和明细帐的记录、现金保管实行职责分离。 1.2授权批准制度 在销售收入内部控制中，管理者最关心的是三个环节的适当授权：信用部门的信用授权、货物发出授权，销售价格折扣授权。前两项授权的目的是防止将货物发给资信状况不良的客户或者发运对象错误；价格授权是为了保护与客户的结算价格符合企业的定价政策。为了使三项授权措施在企业经营过程中得到一贯遵守，企业应做到： 1．企业应当对销售与收款业务建立严格的授权批准制度。明确审批人员对销售与收款业务的授权批准方式、权限、程序及相关控制措施，规定经办人员的职责范围和工作要求。 2.审批人应根据销售与收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；绎办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售与收款业务，对于审批人超越权限办理销售与收款业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 3．对于超过企业既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，企业应进行集体决策，防止决策失误造成严重损失。 二.销售过程制度控制 销售过程主要包括：销售谈判、合同订立、合同审批、组织销售、组织发货、销售退回或折扣六个环节。企业应当在销售环节建立完整的销售记录，加强销售合同、计划、通知单、发运货单、发票等文件资料的控制和管理，设置销售台账，及时反映销售的开单、发货、收款情况 1.销售谈判。企业应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判；谈判人员至少有二人以上，并与订立合同人员分离，谈判过程应有完整的书面记录。 2．合同订立。企业应当授权有关人员与客户签订销售合同。签订合同应符合《合同法》，重大、重要的销售合同的订立应当征询法律顾问或专家意见。 3．合同审批。主要针对销售价格、信用政策、发货及收款方式进行严格的把关。 4．组织销售。企业应根据批准的销售合同编制销售计划，向发货部门下达销售通知单；编制销售发票通知单。经审批后下达财会部门，财会部门根据售发票通知单向客户开销售发票。 5．组织发货。发货部门应当对销售发货票据中所列的发货品种、数量、时间方式进行审核，并建立货物出库、发运等环节岗位责任制 确保货物的安全发运。 6．销售的退回、折扣折让。企业的销售退回和折让必须经销售主管审批方可执行。退回的货物应经质检部门检验并出具检验证明，仓储部门清点后出具退货接受报告，财务部门应根据检验退货接受报告办理退款事宜。 三.收款制度控制 根据《现金管理条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范——货币资金》等规定，要及时办理销售收款业务。而应收账款与销售环节紧密的联系在一起，所以应加强应收账款的内部控制。 1.建立应收账款分析制度和逾期收款催收制度。对于应收账款的分析制度，可以进行如下指标控制： eq \o\ac(○,1)、应收账款与分析制度增加的比率。应收账款是为了促进销售而向购货方提供的一种融资行为，应收账款余额增加，实质就是占用本企业的资金，而该比率增加，则表明信用标准放宽了，从而对企业的经营产生影响。 eq \o\ac(○,2)、应收账款周转率。该指标用于衡量企业回收应收账款的效率。 eq \o\ac(○,3)、销售退回和折让与本期销售收入的比率。通过前后比较，可以发现销售退回和折让是否存在异常。 eq \o\ac(○,4)、坏账准备与应收账款余额比较。通过该指标，可以推断坏账准备计提的充分性、合理性。 对于应收账款的催收，销售部门应负责催收，财会部门督促催收。对于催收无效的逾期应收账款可通过法律程序诉讼途径予以解决。 2