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- 2020-04-13 发布于湖南
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姓名:**
时间:2015年5月
事件:梳理并优化空调申请流程,使基层单位及时得到供应
角色及职责:事件主要参与者和协调者
事件背景:空调设备是保障生产、办公有序开展必备条件之一,让设备能在恒温恒湿的环境下稳定运行,让员工有一个舒适的办公环境愉快工作。临近酷暑,新一轮报新增空调需求的浪潮又来临了。
问题或困难:现有库存空调不足,僧多粥少。虽然需求部门、物业公司忙的是疲于奔命,但仍然无法满足要求。
处置方法:公司有1000多台空调,怎么还没法满足?先到物业公司检查空调台帐,再下基层站所进行座谈,发现存在两方面的原因,一是基层站所报年度计划十分随意,要么乱报,要么少报,甚至不报,缺乏前瞻性。待到急需时,一窝蜂扎堆来要,致使库存空调供应不足。二是基层站所综合管理员素质参差不齐,对ERP系统操作不熟练,一知半解,频频出错,被考核后就不敢再操做,半途而废,不了了之。其结果基层站所需求迟迟无法得到解决。
即便是在有计划懂ERP操作的情况下,也是几经周折,颇费时间。因为原办理新增空调流程是由基层站所以单独部门自行上报,经公司职能部门及领导审批《计划单》,并完成ERP采购申请后,等待物资招标中心积累到一定数量报上级部门,待定标后办理采购合同,直到空调设备到货后,方由物业公司取货组织安装。期间要等待漫长,流程办理费时耗力。
首先要解决因计划考虑不周全导致库存空调不足问题,办公室挑大梁,统一由办公室负责上报空调需求,直接与上级部门、物资部门、物业公司对接。如何做到“手中有粮,心中不慌”。 首先主动联系局综合服务中心,通过学习讨论交流定下工作方案。通过排查空调台帐,并熟悉小型基建项目及非生产性技改大修各竣工节点后,将拟上报计划考虑四类情况:超龄报废空调、小型基建项目新增办公区域后应配置的空调、非生产性技改大修项目使原区域功能发生改变应配置的空调、机动调配的空调的数量,经分析统计后上报上级部门办理非招标采购,做到“成竹在胸”。
办公室统一购买空调设备,办理ERP采购申请流程,设备暂归办公室名下。到货后存在物业公司仓库,建立二级库。(合同条款采取分批支付,空调分批入库,确保仓库不爆棚)。
当基层站所提出新增空调时,先由物业公司现场勘察核实实际空调需求,当基层站所完成空调设备申请流程,办公室发起空调ERP转资,基层站所做好ERP转资接收手续;由办公室下任务单至物业公司完成限期安装。流程环节都设有时限约束,逾期办公室予以考核责任部门,从而保证缩短时间。
事情结果:急需空调的基层单位及时得到供应,通过减少各环节等待时间,规定了流程时限,“马上就办,办就办好”。让基层单位真真切切的感受到这是机关部门为基层服务、办实事的新举措。
复盘:略
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