第五章　会计资料的整理与保管技能.pptVIP

第五章　会计资料的整理与保管技能 第一节　会计资料的整理与装订 1 第二节　会计资料的归档保管 2 目 录 CONTENTS 学习目标 ●?了解会计资料的整理内容 ●?了解会计资料的装订技巧 ●?掌握会计资料的保管期限 第一节 会计资料的整理与装订 会计资料包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他有关资料，是会计核算不同环节形成的记载有关单位经济业务活动情况信息的重要文件，是会计信息的载体。会计资料所记录和提供的信息是反映单位财务状况和经营成果，进行经营管理和投资决策的重要依据。 一、会计资料的整理 1．会计凭证的整理要求 （1）各种记账凭证连同所附原始凭证和原始凭证汇总表，要分类按顺 序编号，定期（一天、五天、十天或一个月）装订成册，并加具封面、封底，注明单位名称、凭证种类、所属年月和起讫日期、起止号码、凭证张数等。为防止任意拆装，应在装订处贴上封签，并由经办人员在封签处加盖骑缝章。 （2）对一些性质相同、数量很多或各种随时需要查阅的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上写明记账凭证的时间、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”。 （3）各种经济合同和重要的涉外文件等凭证，应另编目录，单独登记保管，并在有关原始凭证和记账凭证上注明。 （4）其他单位因有特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位负责人批准，可以复制，但应在专门的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签章。 2．会计账簿的整理要求 （1）在账簿启用及整本账簿记完后，检查账簿启用表及经管账簿人员一览表是否填写完整。 （2）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填制其他内容。 （3）按账簿启用表的有关记载核对各个账户是否相符、账页数是否齐全、序号排列是否连续等。 （4）手工活页账簿应去除空白页，去掉账夹等固定物品，保留有内容的账页，将账页数填写齐全。 （5）把同类业务的账页装订在一起。手工的现金日记账、银行日记账等常用固定账本不拆去空白页，还应在会计档案案卷备考表中详细注明已使用账页的页数和空白页数。 （6）在账簿封面上填写账目的种类，会计主管人员和装订人（经办人）签章。 （7）检查排列顺序。 3．会计报表的整理要求 （1）检查各类签章是否齐全，是否加盖单位公章、财务部门用章等。 （2）各单位编制的会计报表 （包括本单位留存的报表和编制的报表底稿）年终时均应按每个月、季、年度分别整理。 （3）会计报表应整理平整，防止折角。 二、会计资料的装订 1．会计资料的装订要求 （1）封面纸要用 120 克牛皮纸印制的，封面规格应略大于所附会计资料。 （2）装订前首先应将会计资料进行整理。 （3）要将科目汇总表及 T 形账户表装订进去。 （4）不能将同一份会计资料及后附的原始资料拆开装订在两册中，要做到易于翻阅且美观。 （5）会计资料装订时出现厚度不一致时，可用夹塞法，即在左边装订处夹塞，以求厚度与右边持平。 （6）每本会计资料的封面上都应填写好单位名称、起止号码、凭证张数、财务主管人员和装订人员签章。 2．装订机的使用方法 （1）加具会计资料封面，并且将会计资料墩齐。 （2）将会计资料放置在机器案板上打孔。 （3）进行压铆装订。 （4）完成装订。 全自动热熔胶装订机 全自动热熔胶装订机 全自动热熔胶装订机 完成装订 第二节 会计资料的归档保管 一、会计资料的归档 1．会计资料的归档内容 （1）会计凭证类。 （2）会计账簿类。 （3）财务报告类。 （4）其他类。 2．会计资料的归档要求 会计资料的归档工作要按时做好。特殊情况经会计主管批准，可以酌情推迟。会计档案入库时，移交人员与档案管理员要进行清点，并登记会计档案保管登记簿。 二、会计资料的保管 1．会计资料的保管要求 对会计资料应当进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查询方便，不得随意堆放，严防会计资料毁损、散失和泄密。 （1）建立会计档案利用和借阅登记清册。 （2）借会计档案的人员，需经领导批准后，方可办理借阅手续。 2．会计资料的保管期限 会计档案归档范围及保管期限 第五章　会计资料的整理与保管技能