外来文件管理要求（分类管理）.doc

外来文件管理要求 外来文件定义 取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等，被本公司用作质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国家国际标准，以及客户、供应商提供的标准、规范等文件，外来文件不属于本公司编写，但需要执行的文件。 外来文件的分类与管理 项目 举例 管理部门 外来文件管理要求 法律法规、政府发文 1.国家、地方政府法律法规文件 2.政府公文通知、相关批复 行政部 人力资源部 财务部 一、接收和登记： 外来文件收到后，按文件名称、接收日期、发文日期或版本信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。当文件有更新时，应及时更新清单。 二、外来文件的保存： 纸质档用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。 三、信息发布： 管理部门评估法律法规、政府发文通知的重要指示，特别对有变动的要求进行摘录，发布在OA上，适当时，可组织相关部门进行培训学习。 产品标准（非本公司编制） 有关产品的国家/国际/行业标准和规范 品质部 一、获取与登记： 品质部标准管理员在产品标准网站、行业网站上搜集与产品相关的标准，或在标准发行机构购买标准，并将标准文件按文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。 二、标准的保存： 纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子档标准在电脑中建立文件夹分类保存。可按产品类型进行分类保存。 三、标准的内部传递与评审： 1.标准管理员对产品相关标准按产品的属性进行分类，并将分类后的标准按责任部门进行分发。产品标准的分发对象为研发部各相关的开发部门。 2.研发部各开发部收到产品标准后，先熟悉和理解标准的要求，根据标准的重要程度、重要变化点以及是否有跨部门协作等方面，决定是否召开针对产品标准的应对（评审）会议，并形成会议纪要。 四、产品标准与清单的更新 产品标准管理员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及清单。 量具校准与产品测试类标准 1.量具校准国家标准 2.产品测试国家/国际标准 3.量具说明书/使用说明书等 品质部 一、获取与登记： 品质部量具管理员在相关标准网站上搜集与量具校准、产品测试有关的标准，或在标准发行机构购买纸质标准，并将标准文件的文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。 二、标准的保存： 纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。可按量具种类、测试标准类型进行分类保存。 三、标准与清单的更新 量具校准员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及外来文件清单。 顾客提供的文件 1.顾客供应商手册、技术协议 2.顾客订单与合同 销售部 一、获取与登记： 销售部助理负责接收顾客提供的供应商手册、技术协议，并将文件按顾客名称、文件名、编号、日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。 二、文件的保存： 纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。可按客户、产品、文件类型进行分类保存。 三、文件的评审： 顾客提供的文件按照《订单处理流程》要求，并使用《顾客订单、合同与要求评审表》进行文件评审和签收。 四、文件与清单的更新 销售部助理接收到顾客提供的文件资料后，应更新《外来文件清单》，同时还需确认是否已有该文件的旧版，如果已有旧版文件，还应替换成新版文件。 技术类图书、文献等 与产品设计、技术相关的图书，杂志等 研发部 一、获取与登记： 研发部助理负责公司技术类图书、文献等资料的登记工作，当接收到该类文件后，将文件名、版本、购入日期等信息记录在《外来文件清单》中。 二、文件的保存： 研发部助理将技术类图书、文献等资料，按资料分类陈列到研发部小图书室的文件架上。 三、文件的借阅登记： 当文件被借阅时，借阅人需将借阅人姓名、借阅文件名、借阅时间、计划归还日期等信息登记到《文件借阅记录表》中，研发部助理确认后发放需要的文件给借阅人，并跟进借出的文件归还情况。 管理体系标准 1.IATF16949：2016标准 2.ISO9001：2015标准 品质部 由品质部体系工程师负责搜集和管理最新版的体系标准。 供方资质证明文件 供应商营业执照、体系证书、代理商授权证书(如有)等 采购部 采购部负责接收和维护供应商档案资料，包括供方资质证明文件，并每年对这些资料的有效情况进行核查，确保文件未失效，如营业执照、体系证书等。 供方随产品提供的文件 供应商第三方检测报告、出货报告等 品质部 由IQC对供应商提供的第三方检测报告、出货报告等进行保管。 设备资料（设备供方提供） 设备供方提供的设备说明书、操作说明书、维修操作规程等 设备部 设备工程师建立设备档案，并将设备供方提供的相