第05章办公中的数据分析与处理.pptVIP

第 5 章 办公中的数据分析与处理 【本章导读】 在办公业务实践中，经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司产品销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公业务实践中常见的数据分析与处理方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总、数据透视、图表制作、公式与函数运用以及数据关联表格的操作。 【本章要点】 Excel表格中内容填充的常用技巧 Excel数据库表格的特殊格式设置 Excel表格中数据有效性的设置 Excel数据库表格中的排序与筛选 Excel数据库表格中的分类汇总操作 Excel数据库表格中的数据透视分析 Excel中的数据图表制作 Excel表格中公式和函数的使用 Excel中的关联表格操作 5.1 EXCEL数据分析与处理概述 在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理，有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。 1．Excel中的数据库表格简介 数据库就是与特定主题相联系的信息集合。在Excel中，数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。 2．Excel中的数据分析与处理 Excel中有很多可以进行的数据分析和数据处理功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。 本章将对上一章的实例进一步进行介绍，包括对报名汇总表进行数据分析，例如：按照某个主题排序、按照指定条件筛选、按照指定字段进行分类汇总、对整个表格进行数据透视分析等；同时，本章还将利用Excel中的公式和函数进行笔试成绩的计算、筛选、查询，与面试成绩进行关联表格的综合处理等。 3．Excel中的数据图表制作 利用Excel，可以轻松、快捷地制作各种数据图表。 这些数据图表可将枯燥的数字形象化，并且通过数据图表可以了解到数据之间的相互关系和变化趋势。 数据图表的类型很多，在办公实践中，使用较多的主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图等。 5.2 “报名信息汇总表”数据库的建立 5.2.1 建立“报名汇总表”数据库框架 5.2.2 “编号”列的自动序列填充 5.2.3 定义单元格数据的有效性 5.2.4 使用数据清单添加记录 制作效果 5.3 对“报名汇总表”进行数据分析 本节介绍利用Excel中的有关功能，对“报名信息汇总表”进行数据分析的操作方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总与数据透视等功能。 5.3.1 对“报名信息汇总表”内容进行排序 1．排序的依据 2．按单个字段排序 3．按多级字段排序 4．特殊排序方式 5.3.2 对“报名信息汇总表”内容进行筛选 1．自动筛选 2．高级筛选 3．高级筛选时的注意事项 5.3.3 对“报名信息汇总表”中数据分类汇总 使用分类汇总，能够在数据库适当位置加上统计结果，使数据库变得清晰易懂。 对于本例，根据需要，可以对“性别”数据进行分类汇总，以便了解不同性别报名情况；也可以按照“学历”进行分类汇总，以便了解不同学历的报名人数；可以对“报考职位”进行汇总，以便了解各个不同职位的报名情况。 在执行分类汇总命令之前，首先应该对数据库按照待汇总字段进行排序。 5.3.4 对“报名信息汇总表”进行数据透视分析 1．数据透视表（图）的概念 2．数据透视表的创建 3．创建数据透视图 4．数据透视表的更新 5．删除数据透视表 5.4 笔试成绩的数据处理 上面的报名情况经过审核、分析和汇总之后，下一个环节就是要对合格考生进行统一设置准考生编号，并举行统一考试，包括笔试和面试。在本节重点介绍考试成绩的处理方法，主要用到了Excel中的数据库表格设置、内容录入技巧、公式和函数使用以及关联表格操作等。 5.4.1 笔试成绩处理表的框架建立 招录过程的第一步是笔试，为此先建立笔试成绩数据库表格框架。 建立好的数据库格式框架如下图所示，还需要进行数据输入和格式设置工作。 5.4.2 成绩处理表中原始数据的输入 表格框架建立后，下一步就是要输入原始数据，输入时候需要注意以下几点： （1）“编号”字段可利用自动序列输入，为了使A4 单元格中显示出“001”效果，需要在输入时现以单引号（‘）开头，否则输入的“001”将只是显示为“1”。 （2）“性别”字段可以设置有效性，或者利用列表选择输入。 （3）三门考试课程对应的三个字段，需要先设置数据有效性（整数，范围0～100），然后再进行数据的输入，这样才能较好地避免数据输入时的错误。 5.4.3 数据库表格的格式设置 1．数据库标题格式设置 2．字段标题格式设置 3．条件格式化设置 4．表格边框线设置 5．间隔底纹效果的设置