商务秘书项目五 档案整理.pptVIP

整理步骤-1 装订 应按件装订 　　正本、定稿；正文、附件；原件、复制件； 请示、批复；转发文、被转发文；中文本在、 其它文本。 专用包角、文件左上角、 “三孔一线”左侧 定 稿 正 本 附 件 正 本 被 转 发 件 转 发 件 复 制 件 原 件 来 文 批 复 外 文 汉 文 收 文 收文 处理 单 定 稿 发文 文件 处理 文 件 印 本 被转 发文 原件 转发 文定稿 文件 拟稿 单 转发 与被 转发 文印本 文件可采用左上角装订，也可采用左则装订。 采用左上角装订的文件应当左齐上齐；采用左边装订的文件应当左齐下齐。 目前的装订方式除传统的线装之外，还包括：粘接式，如用浆糊、热封胶等；穿孔式，如不锈钢钉书钉、铁夹背等。 　1）符合档案保护要求。装订用品必须对档案无害，不影响档案的保护寿命； 　2）选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。 文件装订方式的选择 三点一线 下对齐 左对齐 ×省档案局文件 ×档发[1999]38号 关于印发《×省机关档案 工作目标管理考评内容和 评分标准》的通知 ×省档案局文件 ×档发[1999]38号 关于印发《×省机关档案 工作目标管理考评内容和 评分标准》的通知 安徽省档案局文件 皖档发[1999]37号 关于印发《安徽省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《安徽省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知 整理步骤- 2 分类 按年度分类 对计划、总结、统计等归入文件签发年度；请示与批复等文件，归入文件批复年度：跨年度文件材料，如专项工作、专案、多年统计表，归入事项办结年度；会议文件归入闭幕年度。 按机构分类 将归档文件按其形成或承办的机构进行分类。涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门。 按问题分类 将归档文件按其内容所反映的问题进行分类。 按保管期限分类 将归档文件按划定的保管期限分类。 整理步骤- 3 排列 　 归档文件以件为单位，在分类方案最低一级类目内，按照事由并结合时间、重要程度排列。 会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。 排列原则 　　“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。 　　事由可以指一个事件、一个事物、一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一种工作性质、一个具体问题。 保管期限（永久） 年 度（2004） 机 构 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 办公室 业务一处 文件 文件 文件 文件 业务二处 ？ 整理步骤- 4 编号  按排列顺序从“1”开始标注。 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 。 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。 编号方法 （1）件号的编制 件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 件号 室编件号 馆编件号 室编件号的编制 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。室编件号在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从 “1”开始标注。如采用“年度—机构—保管期限”进行分类，室编件号应在同一年度内、同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。 如：年度—机构—保管期限 永久 1、2、3、4…… 2005年、办公室 长期 1、2、3、4…… 短期 1、2、3、4…… 馆编件号的编制 馆编件号设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的长期、永久档案移交进馆时，由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整，如部分需要抽出、补充等，使目录中的件号可能出现断号、跳号等现象，从而给管理带来困难，故需要重新编制或调整件号。调整后的件号即为馆编件号。具体情况在这里不作介绍。 档号项目设置及填写 档号项目分为 { 必备项 选择项 全 宗 号:档案馆给立档单位的代号 如：J026 、J124 年 度:指归档文件形成年度，用4位数表示 保管期限:分为永久、长期、短期三种 也可用 Y 、C 、D 表示 件 号:室编件号由档室填写，馆编件号由