商务礼仪（金正昆）第四章会议礼仪.pptxVIP

第四章 会务礼仪规范 商务会议礼仪 知识点： 职业素质： 　知识点掌握公司会议的工作流程了解会议准备的内容掌握会议座次安排的原则了解商务谈判的礼仪规范 职业素质组织能力策划能力协调能力沟通能力 任务　公司会议商务谈判 　任务描述　任务描述商务谈判的 座次安排 　公司会议的工作流程安排　　工作会议的会前工作流程　工作会议的会中工作流程　工作会的会后工作流程确定会议主题与议题确定会议名称 确定会议规模与规格明确会议组织机构 明确会议所需设备和工具确定会议时间与会期确定与会者名单选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知安排食住行准备会议文件材料制作会议证件 制定会议经费预算方案 布置会场 会场检查 会务工作流程图（会前）报到及接待工作 组织签到做好会议记录做好会议值班保卫工作 编写会议简报或快报会议信息工作做好会议保密工作 做好后勤保障工作 　会务工作流程图（会中） 安排与会人员离会 撰写会议纪要 会议的宣传报道 会议文书的立卷归 档催办与反馈工作会议总结　会务工作流程图（会后）　会议准备工作 指导会务工作的原则　　　　　准备充分1、确保安全组织严密２、４、３、服务周到 会前准备工作1、 确定会议主题与议题 要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要有明确的目的。　2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型” 构成,应根据会议的议题或主题 来确定。3、确定会议规模与规格 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5、 确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组。7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。9、安排会议议程与日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。 11、制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 　 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。 12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。　公司大小型会议中尊位及位次排序方法 小型会议的两种尊位及位次排序的方法 大型会议中主席台排座、发言者座席、 主持人席位、群众席安排 小型会议室 椭圆形　　　　　　　　　　回字形Ｔ字型　　　　　　　　　　长方形　　 中型会议室 半圆型、课堂型。 大型会议室 礼堂型、众星拱月型。 ⑩ ⑧ ⑥ ⑦ ⑨⑧ ⑥ ⑤ ⑦发言席④ ② ① ③⑤ ③ ① ② ④群 众 席群 众 席群 众 席尊位10864213579主 席 台 会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中， 然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。　③会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、 坐签、色调、灯光、气味、旗帜、 花卉。 主方谈判的接待准备 （1）主座谈判的接待准备主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。 ①成立接待小组成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。 ②了解客方基本情况，收集有关信息可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。③拟订接