圣美贸易公司办公文档管理办法.docxVIP

办公文档管理办法 凡经公司办公室收、发的各种文件、材料及属公司或办公室工作范围的文档材料，一律由办公室负责存档。 文档由办公室文书专人保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。 文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置。对需要办理的文件，按办理情况存放；已办理完毕的文件，按已拟定的立卷类目存放；未办理完毕的文件放于待办文件夹中。存放文件应同时放置文件目录，便于使用时查找。 对于承办件，应催促承办部门尽快按规定时限尽快办理，处理结果，及时反馈；办理完毕后及时将文件退公司办公室存档。 文档分类采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷，并按时间顺序排列，辅以数字排序的方式，以便于管理和迅速准确查找。 文档的借阅，由保管人与借阅人当面查点所借文件的类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后，保管人应及时催促借阅人退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在公司办公室查阅，不得带走，不得复印。对办理完借阅手续的文件，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。 办公室文档的保存年限：对于公司的重要文档，公司长期保存或保存10年以上（可在公司办保存两年后转档案室保存）；对于一般文档，保存期5年。 文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。 档案移交，对保存期已满两年以上的文件，除公司办公室确需继续保管外，可移交档案室存档，公司办公室仅保存归档移交文件的目录、归档时间、档案编号，以便查阅。 办公室存档文件的范围： 1、甲类： 公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料 公司董事会、股东组成人员（单位）名单及材料 对上级领导机关的请示、报告文件，上级机关下达的文件、通知、批复 公司历史性文字、影音、图片资料 公司内部印发的管理制度、章程、管理办法、条例 董事会、股东会、办公会议纪要 公司发展规划，对外合作协议、文件 公司机构设置、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、处罚文件材料 重要领导人讲话、题词、照片、录像 2、乙类： 公司对外宣传册、广告、技术、产品介绍、展示会资料 公司专项授权书、委托书 会议、专项活动音像、图片资料 存档文件的形式，对甲类资料要求存正式文本1～2份，对公司办公室打印董事长、总经理以公司名义对外签发的文件，除保存正文外还要保存底稿和签发手续。 公司内其他各单位，各职能部门对各自业务范围内的文档，各自负责整理、存档，按类别、内容、时间归类。 各部门凡需移交档案室长期保存的档案，由各事业部各职能部门清理后，登记造册，经各部门领导人签字批准，送交档案室保存。同时交给公司办公室存档目录一份，以便公司办公室保留相应的档案目录。 公司技术档案、财务档案分别由管理规划部和财务金融部统一管理。 公司各部门均按办公文档管理办法执行。