邮件合并操作步骤.pdfVIP

(一) 制作大量信函 　　由于现在我们已经预先制作好了“信函 (主文档)”和 “信函和信封 (数据源)”案例文件， 所以接下来的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程—— “把数据源合并到主文档中”。 在实际处理自己的工作时，主文档和数据源当然都会改变，到时参照提供的案例文件制作即 可。 　　1. 启动 Word2007，打开主文档 “信函 (主文档)”案例文件，接下来的任务就把数据源 中的 “客户姓名”和 “服务帐号”两个字段合并到主文档中。 2. 点击 “邮件”工具栏中的 “开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”，如下图所示， 可在窗口的右侧出现“邮件合并任务空格”。 　　3. 接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到 “邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采 用默认的选择： “信函”。 4. 单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入 “邮件合并向导”第二步： 选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择： “使用当前文档”。 1 　　5. 单击任务窗格下方的下一步：选取收件人，进入 “邮件合并向导”第三步：选择收 件人。从这里可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选择 “键入新列表”单选框，然后 单击 “键入新列表”下方的 “创建”链接，在弹出的 “新建地址列表”对话框中进行创建。 但是前面已经说过，为了提高效率，还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了 Excel 格式的数据源， “信函和信封 (数据源)”案例文件，于是我们单击 “使用现有列表” 区的 “浏览”链接，打开 “选取数据源”对话框。 　　6. 通过该对话框定位到“信函和信封 (数据源)”案例文件的存放位置，选中它后单击“打 开”。由于该数据源是一个Excel 格式的文件，接着弹出 “选择表格”对话框，数据存放在 Sheet1 工作表中，于是在 Sheet1 被选中的情况下单击 “确定”按钮 图 5 　　7. 接着弹出 “邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档， 默认状态是全选。这里保持默认状态，单击 “确定”按钮，返回 Word 编辑窗口。 2 　　8. 单击下一步：撰写信函链接，进入 “邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步 骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当 位置。 9. 先选中主文档中的 “[收信人姓名]”，接着单击任务窗格中的 “其它项目”链接， 打开 “插入合并域”对话框， “数据库域”单选框被默认选中， “域 (F)：”下方的列表中 出现了数据源表格中的字段。接下来我们选中 “客户姓名”，单击 “插入”按钮后，数据源 中该字段就合并到了主文档中(图 7)。 　　10. 先关闭 “插入合并域”对话框，然后选中 “[服务帐号]”，用同样的方法把数据源 中的 “服务帐号”字段合并到主文档中 　　11. 可以看到从数据源中插入的字段都被用 “《》”符号扩起来，以便和文档中的普通 内容相区别。 　　12. 检查确认之后，就可以单击下一步：预览信函链接，进入 “邮件合并向导”第五步： 预览信函。首先可以看到刚才主文档中的带有 “《》”符号的字段，变成数据源表中的第一 条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的 “”或 “”按钮可以浏览批量生成的其它 信函。 3 　　13. 浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事，因为用传统方法做起来很麻烦的任务， 已经被聪明的Word 完成了。确认正确无误之后，单击下一步 “完成合并”，就进入了 “邮 件合并向导”的最后一步 “完成合并”。在这里单击 “合并”区的 “打印”链接就可以批量 打印合并得到的 10