如何做好文书档案工作的几点思考与体会.pdfVIP

如何做好文书档案工作的调研报告 档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规 律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握 现在、预见未来。人们之所以需要档案，就是为了要获知过 去发生的事件、存在的事物对今天和未来起什么作用，有什 么样的意义。可以说，档案的凭证性决定了档案是最广大人 民群众根本利益的有效保证。因此，做好文书档案工作是档 案工作人员的历史责任。 一、什么是文书档案 档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是 文件的归宿。行政机关的文书档案主要由法规性文件和行政 性文件两部分转化而来。 法规性文件 是权力机关或领导机关 制定和颁发的、具有法律性和强制性的文件。按照我国宪法 规定，各级机关、团体、组织等为了贯彻执行法律和法令， 以及为达到一定的目的，都可以制定具体的规章制度，如章 程、条例、规则、办法、细则等。 行政性文件 是国家机关为 贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。根据国 务院办公厅 1987 年 2 月制定的《国家行政机关公文处理办 法》的规定，目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件 主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议 案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 二、档案工作人员的职责 在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文 件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材 料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理 关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性； 四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。 （一）做好档案材料的收集工作 我局文书档案收集中存在的问题：一般情况下，档案管 理人员都按照收文登记的文件进行收集、整理、归档，另外 有一些文件丢失或散落在其他科室人员手中未经登记也未 收集归档，有些科室的兼职档案人员收集的纸质文件不齐 全，有的只注重纸质文件的收集，而忽略了电子文件档案资 料的收集等等。这些都影响了档案的数量和质量，不利于档 案的保管利用。 文书档案收集工作的要求： 1、收集归档的文件材料应当齐全完整，符合长期保管 的质量要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文 件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档 文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持 齐全完整。对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正 件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等要 完整成套。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度 决定了收集工作的质量，而这也正是我局开展收集工作的难 点。为此，单位领导必须将文件材料的形成、积累工作纳入 有关业务部门的职责范围，通过岗位责任制和其他制度的建 立，保证归档文件的齐全和完整。在收集过程中，档案人员 不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量 关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。 2、收集归档的文书档案应当准确，能反映我局的主要 职能。我局在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有 查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防 止出现“有文必档”的现象，文书部门和档案部门对收集到 的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结 合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使 反映我局重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都 能够接收到档案部门。 3、档案部门要加强对文书档案收集工作的调查与指导。 档案收集工作实际上要解决档案形成的分散性与管理的集 中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到 档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌 握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特 别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解我局基 本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动 及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重 点，确保归档文件齐全完整。 在实际工作中， 由于种种原因， 许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提 供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体 工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的 过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现