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办公室管理 主讲:蔡军 遂溪电大教务处副主任、高级讲师 办公室管理名言 把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏 案例分析 某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？ （1） 按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。 （2） 写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！” （3） 没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” （4） 当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？” 二、办公室事务管理特征 服务性 分散性 专业性 主动性 繁杂性 三、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容 1、我国文秘工作：主要包括：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公室管理；其他临时交办的事项。 2、国际文秘人员工作：主要包括：以速记记下上司留在录音机中的吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以电话往来维持和外界的良好公共关系；替上司定约会并做好记录；按照上司的口头或者书面指示完成信函；在权限内按自己的意思发出信函；接待来访宾客；替上司接洽外界人士；自动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；协助上司准备书面的财务报告、研究报告等；整理并组织好粗略的资料；替上司保管私人的、财务的或者其他的记录；协助上司申报所得税及退税；督导一般职员或速记员；安排会议事务，并做会议记录或纲要；复印资料。 3、我国外资企业与合资企业办公室实务内容：办公室环境的布置和整理；通讯事务、电话、信函和邮件处理；执行上司交办事项；照料上司身边的琐事；接待宾客和员工的来访；记录上司指令及会谈、会议内容 ；打印文稿及表格；收集及整理各种信息；保管办公室设备及用品；外出办事，如银行、邮局、税务所等。 四、办公室环境布置 目的：创造舒适而又工作效率高的环境； 塑造组织形象； 建立挡驾制度； 有利于保密工作。 思考题： 1、办公用易耗品主要包括哪些？ 2、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？ 3、按照优先顺序处理工作原则虚拟一份工作计划书？ 参考答案： 1、信封纸张、软盘光盘、铅笔、圆珠笔、签字笔或钢笔、修正液、印盒、小刀、日历、订书机等。 2、三个步骤是：制定工作计划、按计划开展工作、进行工作总结。 相互关系是：开展并完成工作是目的，制定工作计划是实施工作的前提和依据，进行工作总结可以进一步完善工作，也可以促进下一个工作计划的充实和完善。 参考答案： 1．打扫办公室、擦洗桌面 2．打开水 3．到政府领取文件 4．呈送领导审阅文件 5．转╳╳科办理 6．到邮局寄信 7．写材料 8．看书，接听电话等 办公室管理名言 如果你热爱工作，你每天就会尽自己所能力求完美，而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情。 ——山姆沃尔顿 第二章 文员实务 一、文员的工作顺序 计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。 二、“优先顺序”处理工作 1、先将自己想做的工作以重要程度为标准分类； 2、其次以紧急程度和重要程度为标准分类； 3、同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 三、文员的工作方法 1、请示方法与报告方法 请示内容：必须是自己难以处理或者无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示，上司书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可以先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。 报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时