科技资料归档制度.doc

山西灵石国泰红岩煤业有限公司 档 案 管 理 制 度 二〇一一年十月 档案管理制度 一、纪检、监察档案放入专用橱柜，由专人管理。 二、档案管理人员负责档案登记、整理、收存、保管、办理借阅手续等项工作。 三、建立档案查阅索引部册、借阅登记簿，做到管理有章、整理有序、查阅有方。 四、档案管理人员要认真负责，坚持借还规定，凡需借阅档案的人员都必须凭单位党组织的介绍信。并要办理借阅登记手续。 五、借阅档案介绍信必须写清借阅的档案。通过查阅档案弄清什么问题，否则不得借阅和摘抄。 六、档案管理人员必须严格核对借阅人摘抄的材料。所摘抄材料必须与介绍信中内容相关联，与档案原件文字完全相同，否则不予签署意见加盖公章，并当即将摘抄材料收回销毁。 七、收回被借阅档案时，必须当着借阅人检查原件，防止原档案出现少页、破损、改变原貌等问题，一般不准将档案带出档案室。不按时归还的，必须及时索要。 八、档案管理人员要向借阅人介绍档案借阅规定，并对其进行保密教育。 科技资料归档制度 1、归档范围：凡是记述和反映本单位基本建设、生产技术和自然科学研究活动等，具有保存价值的科技文件材料，都应当归档。 2、归档时间：一般分为随时和定期两种。工程竣工交接验收时，可在鉴定合格后归档；科研技术文件材料，可在一项科研题目完成或告一段略后归档；水文地质测绘等资料半年归档一次。 3、归档份数：一般科技文件材料1份，重要的资料和使用频繁的科技文件材料2份。 4、归档要求：凡归档的科技文件材料，纸张优良，线条、字迹要清楚，签署应完备，科技文件材料收集齐全、准确。 5、归档手续：归档的科技文件材料，必须进行系统管理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），并编制移交目录一式两份；向科技档案室移交时按目录清点，交接双方签字盖章。 技术档案保密制度 1、执行国务院的保密条例，做好保密工作。 2、严守党和国家机密，不得随意与无关人员谈及保管档案资料范围、内容、数量及库房位置、设备等情况。 3、严格执行机密档案资料借阅审批手续，认真审查借阅人的证件；在指定阅读时，不得随意抄录；确需抄录时，须交分管领导批准或管理人员同意，方可在指定地点，抄在专用保密本上。 4、下班时注意关窗锁门，桌上的文件资料应入柜，严防丢失；私人笔记本内禁止记载有关档案资料的机密事宜，严禁档案资料随身携带到公共场所和亲友家中。 5、经鉴定需要销毁的资料和无使用价值的台帐、卡片、目录不得任意丢弃，必须造册，报经领导批准后，会同保卫部门进行销毁。 技术档案借阅管理制度 1、本矿人员一般在室内借阅，如需借出应认真填写借阅登记薄，期限十天，到期不能归还者，须办理续借手续。 2、本公司以内及其他单位（包括实习生）来档案室借阅一般科技档案，须持介绍信，经矿有关业务科室同意后，到科技档案室办理借阅手续，到期后或离矿前即时归还；如不能按期归还，由矿有关科室负责追回。 3、绝密和机密档案资料，原则上不准借出；特殊情况需借出时，由利用者提出申请，经总工程师批准后方可借出。 4、外单位（包括协作单位、实习生等）来矿索取、摘抄地测科技资料和其它具有保密性资料，索取人应持本单位正式介绍信，说明用途、数量、范围，经矿地测科科长、技术科科长同意，矿总工程师审查批准后，方可提供；批准外单位来我矿抄录的地测资料，必须抄在保密记录本中，并在借阅本上注明。否则，不准带出抄录的资料。 5、凡借出的机密、绝密资料和地测数据等，未经批准，档案利用人不准擅自供给外系统；否则，一经发现或造成损失的，要追究责任。 6、科技档案在借阅期间，利用者应精心爱护和妥善保管，不允许在档案上划线条做标记，不准拆散、涂改和玷污，绝对保持档案的完整无损。 7、本矿人员借出的科技档案，到期不还又不办理续借手续者，超过5天，罚款50元；损坏或丢失档案者，视档案价值，除给予100—200元罚款外，建议有关单位给予行政处分；外单位需借出的档案资料，必须预先办理手续，并交押金50—200元。 8、本矿职工在办理退休、调动工作手续时，要在档案室办理清还手续。