会议管理制度-附件.docx

附件一: 会议室使用管理办法 1 目的 规范会议室的使用和管理，提高会议室使用效率，维护和保持会议室的环境。 2 范围 适用于公司所有会议室、接待室管理。 3 职责 综合管理部负责本办法的制定与实施，部门所属会议室、接待室应按照此办法执行。 4 会议室使用程序 4.1 各部门需使用会议室，应提前二至三小时填写《会议室使用申请单》，由本部门负责人签字后，提交接待部门。《会议室使用单》上应详细说明到会人数、需准备的接待物品、需要综合管理部协助工作及其他有关项目。在所有会议室已满时，接待部门应及时向申请部门反馈信息。 4.2 接待部门按接待要求安排好会议室并通知申请部门，《会议室使用申请单》由接待部门负责保管、留存并做记录。 4.3 紧急会议应至少提前三十分钟将《会议室使用申请单》提交并通知接待部门，以便及时调整安排会议室。 4.4 各部门应按预定时间准时使用会议室，如需提前或延长使用时间，应及时通知接待部门。 4.5 会议室使用完毕，使用部门应关闭室内电器电源开关，将桌椅摆放整齐，及时通知接待部门整理会场，关闭会议室。 4.6 使用接待室无须进行申请，各部门可在该室会客、接待。 5 会议室管理 5.1 公司对各会议室进行统一编号，接待部门根据需要合理安排会议室使用。 5.2 公司会议室日常管理工作由综合管理部负责，划归各部门使用的会议室自行负责其日常管理。 5.3 会议室的室内清洁卫生工作由综合管理部门负责。会议结束后，接待部门应立即通知综合管理部门有关人员按时保质完成清扫工作。 5.4 各部门使用会议室时应注意保持室内环境整洁，爱护室内公用设施。 5.5 依据公司《关于禁止在公共场所吸烟的规定》，除接待室外，各会议室内工作时间一律禁止吸烟。 附件二：《会议立项申请单》 a) 会议基本情况：会议名称、会议主题、会议地点、参会人数及人员组成、会议主要日程安排等。 b) 会议费概算：会议单项费用概算、概算说明及其他有关财务说明等。 申请人 申请部门 部门负责人 参加名称 会议主题 参会人数 会议主要日程安排 会议单项费用概算 概算说明 分管领导 审核 总经理批准 附件三：《会议室使用申请单》 申请日期： 年 月 日 申请人 申请部门 部门负责人 会议主题 会议内容 参加人数 会议室要求 □投影仪 □电脑 □茶水 □音响 □会议资料 □其它需要提供 。 综合管理部负责人批准 会议管理专员 对应会议室安排 附件四：《会议签到表》 会议签到表 会议名称： 会议地点： 会议时间： 序号 部门 姓名 签名 备注 1 　 　 2 　 　 3 　 　 4 　 　 5 　 　 6 　 　 7 　 　 8 　 　 9 　 　 10 　 　 附件五：《会议纪要》 会议名称 时 间 主 持 人 地 点 出席人员 （ *人） 记录员 缺席人员 会议主题 会议议程及纪要: 整理/日期 审核/日期 批准/日期 送 呈： 主 送： 留 存 共印： *