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(管理制度)企业印鉴管理制度
企业印鉴管理制度
印鉴是公司运营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为确保印鉴使用的合理性、有效性和可控性,特制定本制度。行政管理部负责公司印鉴管理工作,发放、回收印鉴,监督印鉴的保管和使用。
壹、印鉴的种类:
1、公司印鉴:公司于工商行政机关登记的公司印章和各种业务专用的公司印章。包括:公司章、公司合同专用章、财务专用章。
2、领导私印:刻有董事长、总经理姓名的印章。
3、部门印鉴:刻有公司部门名称的印章。
二、印章的刻制、启用:
1、公司各部门需刻制印章时,按要求填写《印章刻制申请表》,报部门经理审核,总经理审批。申请批准后,由行政管理部负责统壹刻制,启用前颁布印鉴启用通知的红头文件,于启用日期前使用视为无效。
公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后,根据工作需要方可申请刻制该部门印章。
各种印鉴均由行政管理部颁发,颁发时应留下印模且登记备案。
专人领取印鉴时,需于印鉴备案表上签字。
三、印鉴保管
1、专人负责:
公司印章、合同专用章:行政管理部部长保管;
财务专用章、领导私印:财务部负责人保管;
部门印章:由各部门负责人保管;
2、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的主要内容,如员工持有规定类别的印章,须办理归仍手续后方可办理离职手续。
四、印鉴的使用:
1、使用范围
1)公司印章:以公司名义对外、对内行文;上报的材料、报表;开展工作时所需的介绍信、证明材料等使用公司印章等;如有要求仍需使用相应的领导私印。
2)业务专用印章:以公司名义所开展的各种业务,使用相应的业务专用章(如财务专用章、合同专用章);
3)部门印鉴:以各部门名义开展工作时使用。部门印鉴不能代表公司对外使用,只于公司内有效。
2、用印
1)公章、合同专用章的使用决定权为总经理,其它各印章的使用决定权由总经理据实际工作需要进行授权。
2)公司员工因私壹般不予用印(公司章)确需用印时,必须报清用印目的,经部门负责人审核后,填写《用印登记表》,经总经理
签字审批,印鉴管理人员方可用印。重要合同及公司级(对内、对外)
文件需用印,总经理因事不于,可电话向总经理汇报,确认后方可用印,事后补办手续。
3)财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。
4)介绍信用印经总经理批准后,方可用印。
5)公司印章不得携带外出使用;特殊情况必须外出用印时,应由部门经理注明原因,经总经理审批后,由印章管理人员携章壹起外出监印;跨地域借用印章时,需由经办人办理借用手续,经总经理批准后方可携带外出。
5)不可于空白凭证、介绍信、协议或合同等上盖公司印鉴,特殊情况需经总经理批准;
6)印鉴管理人员对未经签发的文件、不符合用印规定程序的,不得擅自用印;
五、印鉴的停用
1、因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用;
2、公司因名称变更、部门撤消、印章式样改变等情况需启用新印章时,旧印章停止使用,由行政管理部下发《关于停止××印章使用的通知》
3、行政管理部将停用的作废章收回,经总经理批准,应封存的予以切边或存入档案里封存,无须封存的则销毁。
六、附件:1、印章刻制管理内部控制流程图
2、印章使用管理内部控制流程图
3、《印鉴刻制申请表》
4、《印章颁发凭证》
5、印章启用通知
6、《印章明细登记簿》
7、《用印登记表》
8、停止印章使用通知
9、印章明细登记表
10、印章使用登记表
11、印章销毁审批表
附件壹:印章刻制管理内部控制流程图
SHAPE
附件二:
印章使用管理内部控制流程图
用印申请人填写用印申请单
用印申请人填写用印申请单
部门负责人审批
行政印章
总经理审批
财务部负责人审批
业务部门负责人审批
财务印章
业务印章
用印检查
用印登记
用 印
留存用印申请单
汇总印章使用管理情况
符合用印范围和审批规定
不符合用印范围和审批规定
定期汇报
定期汇报
行政管理部
不加印
附件三:印章颁发凭证字第号
印模
章名
及编号
图章:
质料:
刻铸日期:
年月日
保管使用部门:
颁发日期:
年月日
领用人签字:
主管人签字:
缴销日期:
年月日
收章人签字:
主管人签字:
印章颁发凭证字第号
印模
章名
及编号
图章:
质料:
刻铸日期:
年月日
保管使用部门:
颁发日期:
年月日
领用人签字:
主管人签字:
缴销日期:
年月日
收章人签字:
主管人签字:
管
用
人
姓名
职别
接用
日期管人签字
年
年
年
月
月
月
日
日
日
证明人
签字
移出
日期
原管用人签字
年
年
年
月
月
月
日
日
日
证明人
签字
附件四:印章明细登记簿
印章名称
印模
保管部门
印章编号
保管人
领用时间
启用时间
交接记录
时间
交接人
时间
交接人
时间
交接人
印章名称
印模
保管部门
印章编号
保管人
领用时间
启用时间
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