中小型生产制造公司办公管理试行规定.docx

中小型生产制造公司办公管理试行规定 证章的使用 公司的证件证书及印章由办公室经理负责管理，使用前需先填写使用申请单，由部门经理签字认可并交给负责专人，方可使用（公司公章原则上不允许借出使用）。 办公用品的管理 新进人员到职时在物控课领用办公用品，离职时，应将剩余办公用品一并退还物控课。 员工到物控课领取文具需先填写领料单。 如本部门需申请办公耗材或维修办公设备，须先填写请购单或维修申请单，经部门负责人、总经理批准后交物控课统一安排。 计算机使用管理规定 公司统一购买并发放给员工使用的台式计算机，使用者应自觉爱护。 员工不得擅自拆卸计算机或自行安装更换硬件设备。不得自行安装INTERNET上下载的非办公用软件或文件。 员工不得利用公司计算机从事一切与工作无关的活动。 公司有权删除员工存储在公司电脑上的一切私人资料。 员工应对自己所使用的计算机的信息安全负责，开机密码由使用者自己设置和保管，密码除本部门人员知道外严禁外泄给其他部门人员。 消防须知 为了保证公司正常运作，使全体员工能在有一个安全，舒服的工作环境中愉快地工作和休息，请记住： 发现火情迅速报警（报警电话110或119）。 按动附近的报警器。 当紧急疏散时，请确保遵循以下规则： 沿着最近的楼梯快步下到一层； 在保安人员或紧急救援人员的指引下从紧急出口迅速离开并到指定地点集合； 切记不要使用楼内电梯。 办公礼仪 员工应注意个人行为举止，保持仪表整洁，不穿奇装异服；上班时间需穿公司指定的工作服；上班时间须佩戴厂牌。 员工上班期间如有事外出， 须告知身边同事；若在此期间有外来人员来访、来电，身边同事应记下来访者的单位、姓名、联系电话及来访事由。 未经同意不得随便翻看其他同事的文件、资料等。 接听电话时请清楚的报出您的部门和名字: “您好, ***部xx” （***为所在部门，XX为您的名字）。电话铃响，员工应在不超过三声铃响内及时接听，接打电话时注意控制音量。 工作环境 员工工作桌面除工作必须经常用到的物品外，不得摆放其他与工作无关的物品。 员工下班应清理工作桌，整齐摆放物品，重要文件或物品应锁入抽屉或档案柜，椅子一律摆放在工作桌下，最后离开者注意关灯、空调、电脑等用电设备。 员工应妥善收藏好私人物品，除外套外，其他私人物品不应挂在座椅后背。 员工不应随意搬动、改变工作台、工作椅、文件柜等办公设备的摆放位置。 为了避免产品在生产过程中的再污染，不得在生产车间内用餐（建议在会议室、业务部进出货室用餐）。 会议室使用完毕后，使用人应将桌椅恢复原位，及时清理桌面物品。 外出公干管理规定 员工因处理公务或参加培训、会议在上班时间离开工作岗位一日以内(或出入公司)，视为因公外出。 员工因公外出应于公出前填写《外出（用车）申请单》，并呈部门主管核准后方可外出。 除参加培训、会议外，外出公干必须于业务完成后赶回公司打考勤，特殊情况未能于下班时间前赶回公司时，应与行政部联系说明情况并取得权责主管同意后于次日补填《补卡申请单》方能生效，否则视为早退。 员工因公外出，事先如未能办外出公干手续应补填《外出（用车）申请单》说明延迟原因，呈权责主管核准后递交行政部处理。 因公外出如需用车应进行用车申请，应在相应栏目注明。 车辆使用管理规定 公司车辆必须为办理公司业务所用，除出货、进货外，必须2人以上因公出车方可派车，并填写《外出（用车）申请单》经部门负责人签批后由行政部统一调配车辆安排出车。 如确有特殊情况需单独出车，除部门负责人签字外，还需办公室经理签批后方可出车。 司机必须凭部门负责人的派车通知出车，否则按私事用车处理。出车完毕后由申请用车人在《车辆使用登记表》申请使用人一栏签名确认。 司机根据《外出（用车）申请单》的资料于每日填报《车辆使用登记表》于每月月底呈部门负责人审核并核对实际里程。 车辆在下班后或节假日应按指定的地点停放，采取必要的防盗措施。 车辆如需送厂修理，须事前报办公室经理批准。 使用车辆应办的各项手续及违章由司机本人负责办理。否则，由此所引起的罚款、处理、损失等由本人负责。 电话使用规定 电话为办公配备、使用。 禁止员工为私事拨打长途电话。违者除补交长途电话费外，给予警告处分一次。确有急事者，应先请示部门领导同意，并按邮电部门规定交长途电话费。 拨出电话的通话时间应控制在五分钟以内。 保安室电话主要为联络人员上班所用，且每次通话时间不允许超过五分钟，严禁拨打私人电话。 公司内部文书管理规定 公司内部文书是指以公司或各部门名义发出的各类通知、通告、规章制度等文件。 以公司名义发出的文书需经总经理审核签批后方可生效。 以各部门名义发出的文书需经部门负责人审核签批后方可生效。 各部门发出的文书由本部门自行保管，保管期限为五年。 具体规定参见《文件和资料控制程序》。 第五部分 8S