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纸质档案管理重要性及不可替代性之我见 　　【摘 要】在电子档案快速发展的几十年内，纸质档案也得到 了长足发展，由此可以见纸质档案在人类文 进程中的不可替代作用 显。随着科技的发展，双套制管理方式有效弥补了电子档案与纸质 档案的不足，有利于提升档案管理的科学化程度。 　　【关键词】纸质档案；重要性；双套制管理 　　随着现代信息技术的高速发展，档案工作发生了日新月异的 变革，在 其中电子档案得到了快速发展，但其快速存取、高效利用 与风险并存。与此同时，纸质档案并未因此消失，其重要地位始终无 可取代。在档案管理中，纸质档案与 电子档案协调发展。 　　一、纸质档案和 电子档案之间的比较 　　 1.电子档案的特点 　　一是存储形式多样性。 电子档案充分使用多媒体技术如音频、 视频信号、数字代码等存储信息，只需较小规格的介质载体，并可实 现统一的登记、整理、装订、归档保管，更加生动的显示档案实体的真 实信息。 　　二是操作便捷性。我们可以对电子档案随意进行增、删、改等 操作，还可以通过电子文件对档案进行分类、统计、汇总、打印等，提 高了工作效率。 　　三是资源即时共享。电子档案不用受地域、人数的限制，可以 通过互联网技术使多人在不同空间共享同一资源。 　　2.纸质档案的特点 　　一是纸质档案记录的原始信息不易篡改。纸质文件一旦形成， 其记录载体与呈现信息永远结合一起，一般很难做到无痕迹的修改。 　　二是纸质档案存储介质适宜长期。实践证明，纸张、胶片最适 宜长期保存。纸张的主要制成材料是纤维素，它具有较强的耐久性，尽 管在一定条件下会发生电解和氧化作用，但只要注意阻断造成纸质档 案损坏的化学反应所需的条件可以实现千百年的保存。 　　三是信息与载体的依附性较弱。电子文件信息的存储需要借 助于特定的存储介质，并在计算机网络技术的支持下进行操作，因而 离开硬件设备、操作系统和应用软件，对电子档案的操作就无法进行。 传统纸质档案一般要往往通过保存纸张而存在，不依赖于各类设备和 技术，利用者只需到档案存放处继续查询就行。 　　二、纸质档案的不可替代性 　　 1.纸质档案的安全性、真实性更强 　　纸质档案的不可轻易篡改的特性，决定了纸质档案具有“社会 记忆保护者”美誉的原始凭证作用，并且有很高的可信度。而 电子档 案依赖于计算机与网络系统，它可以不受时间、地点的限制，就可以 远程调阅，进行数以万次的拷贝、修改， 些因素都使得人们对电子 凭证的真实性、安全性、可靠性心中没底。 　　2.纸质档案比 电子档案保存寿命更长 　　温度、湿度、磁场及磁性物质、灰尘及微生物等都有可能对纸 质和 电子档案造成损坏，危害一旦造成， 电子档案几乎无法挽回。但 在纸质档案的保护过程中，只要排除人为损害，在适当的温度下去除 档案的灰尘，防止霉变和蛀虫，以及过度的光、热、有害气体等发生化 学反应所需的条件，就可以使纸质档案的寿命达到数百年甚至上千年。 　　3.纸质档案的成本远低于 电子档案 　　纸质档案在信息存储方面虽然存在占地面积大、容量小的缺 点，但其存储利用的成本却要远低于 电子档案。之所以这样说，就在 于电子档案的管理、开发、利用对工作人员的计算机网络等相关知识 和技术要求较高，对存储电脑的软、硬件配置以及对网络安全维护等 要求都更高， 也是一笔高昂且持续的人力、财力的投入。 　　三、“双套制”推进档案管理的科学化发展 　　“双套制”是指将纸质文件制作成数字化副本的从纸质文件到 电子文件的异质异地备份以及将 电子文件转化成纸质的方法。“双套 制”管理的最大优点在于它兼有纸质档案和 电子档案各自的优势。 　　 1.实现档案安全的“双保险” 　　 电子文件传输、存储的安全性一直广为诟病，一次病毒的侵袭， 或者是系统的崩溃，就可以使大量的信息难以读取甚至化为乌有， 种损失是难以估量的，也是任何一个机构和单位所无法承受的。“双 套制”实施后，可以使档案管理者免去了 些后顾之忧，保存一份电子 文件和一份纸质文件，等于是给档案上了双保险，从而大大提高了档 案管理的安全性。