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1 、文件的定义 2 、质量管理体系文件简介 3 、质量管理体系文件类型 4 、文件的控制 5 、文件编写基础知识 6 、文件的 5S 管理 7 、文控的职责 目录 文件管理基础知识培训 讲演：龙景庭 2012-10-12 注 1: 文件的作用就是通过不同的媒体传递信息 . 注 2. 文件的编写也要是一项增值活动 . 1.1 文件 : 信息及其承载的媒体 1) 信息可以是文字 , 符号 , 图片 , 声音等 2) 媒体可以是纸张 , 磁盘 , 光盘 , 其它电子媒 介 , 实物或其组合体等 . 注 1: 管理体系 : 建立方针和目标并实现这些目标的体系 . 注 2: 质量管理体系 : 在质量方面组织和控制组织的管理 体系 注 3: 质量方针是组织最高管理者正式发布的该组织总 的质量宗旨和方向 . 注 4: 质量目标是指在质量方面所追求的目的 . 2.1 质量管理体系文件： 是指对建立质量方针和质量目标并使其实现的一 组关联的相互作用的要素的描述 。 注 :ISO9001:2008 标准之 4.2 条款对文件的控制进行 了规定 2.2 质量管理体系文件的重要性 : ● 是质量管理体系的组成部分 ● 是达到稳定生产所要求的产品质量的 可靠保证 . ● 是质量管理体系运行的法规和依据 . ● 是持续进行改进质量的一种有效支持 手段 2.3 质量管理体系文件的作用 ☆ 阐述 , 声明的作用 : 客观描述企业质量管理体 系的法规性文件 ☆ 规定 , 指导的作用 : ☆ 记录 , 证实的作用 ☆ 评价质量管理体系的作用 ☆ 保障质量改进的作用 ☆ 平衡培训要求的作用 ☆ 注 :ISO9001:2008 标准规定必须要形成的文件有 : Ⅰ.文件控制程序; Ⅱ.记录控制程序 Ⅲ. 内部审核程序; Ⅳ.不合格品控制程序 Ⅴ.纠正措施程序; Ⅵ.预防措施程序 2.4 质量管理体系文件多少的决定性因素 : ※ 组织的规模和类型 ※ 过程的复杂程度和相互作用 ※ 员工的能力高低 4.1 文件控制的目的 ★ 确保各场所获得并使用正确、有效的适用文件， 防止因文件的差错对质量产生不利影响 4.2 文件控制的依据 ★ ISO9001 ： 2008 标准之 4.2.3 条款 . 4.3 文件控制的范围 ★ 与质量管理体系相关的文件 . 4.4 文件的编写 ★ 谁负责谁编写 . ▲ 识别过程 , 再依过程编写 4.4 文件的审核 ★ 编写部门负责审核 . ▲ 确定文件的正确性 . 4 .5 文件会审 ★ 相关执行部门负责人 . ▲ 确定与本部门相关的流程的可执行性 . 4.6 文件批准 ★ 质量手册 --- 管理者代表 ★ 程序文件 --- 管理者代表 ★ 作业指导 --- 编写部门最高负责人 ▲ 在行政上充许此文件在本组织范围内使用 . 4.7 文件编号 ■ 文控中心对受控文件统一编号 . ■ 编号原则 : 公司自定义 . ■ 举例 :XX-XX-XXX 文件级别代码 - 部门代码 - 流水号 思考 : 文件编号有什么要求 ?? ※※ 唯一性 ? 4.8 文件的版本 / 版次 ◎ 作用：识别文件的修订状态 . ◎ 版本 : 记载文件修订状态的标识符号 . ◎ 版次 : 表示某一版本的文件的修订次数 . ◎ 描述 : 自定义 , 但一定要能识别新旧版本 . ◎ 举例 : 版本与版次是一回事吗？它们的关系如何呢？ 4.9 文件发布 ○ 发布前需确保文件已得到批准 . ○ 发布范围 : 所有需执行的部门 . ○ 发放形式 : 书面或电子媒体 . ○ 发放时需进行登记 , 以利修订时回收 . ○ 发放受控文