《文件和资料控制程序》PDF打印版.pdfVIP

学 海 无 涯 1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、 修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、 工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1 文件分类： 3.1.1 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 3.1.2 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4 四级文件 （管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO 管理的追踪和 检索的工具。 3.1.5 临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文 件等。 3.1.6 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应 商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制, 保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖 “受控文件”印章，且经相关人员会 签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS 文件、职务说明书、经识别的 1 /12 受控印章 学 海 无 涯 外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文 件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1 文件的审查、批准权限为： 文件类型 编写/识别 审 核 批 准 A 类：红头文件 部门经理 部门分管领导 总经理 A 类：管理手册 行政部经理 部门分管领导 总经理 B 类：程序文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 C 类：规章制度、操作规程、作 技术人员 部门经理 部门分管领导 业指导书、 MSDS、岗位职责书 主管/经理 人力资源部经理 D 类：各类检验标准、产品规范 部门主管 部门经理 部门分管领导 E 类：临时性文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 对应部门经理 F 类：外来文件 文控中心 对应部门主管 /分管领导 部门经理/分 记录表单 部门主管 管领导 4.2 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3 文件使用管理：