采购制度与流程.pdfVIP

为了加强公司内部管理，提高会计的监督职能，规范公司采购行 为，合理控制费用支出，根据公司采购的特殊性，特制定本制度。 第一条：采购部门的划分 　　 1 ：生产原材料采购 ：由采购部门负责办理。 　 2 ：日常办公用品采购 ：由行政管理部或其指定的部门或专人负责 办理。 　 3 ：对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办 理采购作业。 第二条：采购方式 一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购 ： 1 ：集中计划采购 ：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理 采购较为有利，采购前，先通知请购部 门依计划提出请购，采购 部门集中办理采购。 2 ：长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购 部 门应事先选定供应厂商，议 长期供应价格，批准后通知请购 部门依需要提出请购。 3 ：未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材 料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提 交书面变更供应商陈述材料，获得批准后方可变更。 4 ：采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓 急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家 以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书 面上报主管领导。询价、议价结束后，需公司主管领导同意方可定价。 5 ：凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在 请购单中注明，经主管签字确认后上报。 6 ：采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购情况，主管应 立即指 经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程 序优先办理 第三条:请购与采购 1 ：部门根据本部 门实际物资需求情况，填写请购单，明确采购物 资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购 部门审核。请购单应有部门经理签字。 2 ：采购收到使用部 门提交的请购单时，审核后如确有必要购买， 由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的 “采购申请单”后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供 应商后，并以电话或传真确定交货(到货) 日期。 3 ：采购单一式四份，第一联即使用部 门提交的请购单，第二联即 采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时）,第四联 交给仓管员（以备验收）。 第四条：验收与入库 4 ：采购物资到货后，采购员要及时组织部 门、仓库管理员进行入 库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账 单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使 用性能优劣。验收合格后，验收部 门的人员应对已收物资编制一式两 联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一 联本部 门留存，第二联交给仓管员。 第四条：预付款与采购 1 ：按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合 同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开 户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)， 交公司财务部门办理预付货款业务。 　 2 ：货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误 后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同）， 财务部审核后，由总经理签字，财务做账。 第五条：现款采购 　采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来 后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收，并 开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、 金额签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销 票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由 总经理签字，然后办理报销手续。 第六条：后付款采购 　　供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员 验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、 单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二 联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发 票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。 公司无论哪个部门需求材料的，都必须先行到仓储部