总经办岗位职责---姜燕.doc

岗位职务说明书 职位名称： 前台文员 薪 酬 等 级 试用 职能岗位 隶属部门： 总经理办公室 转正 直属上级： 行政主管 晋级 编制： 所属下级： 平级 行政专员 审核： 岗位定编： 3人 文件编号： 批准： 生效日期： 总页数： 职位概述：/关键职责概述： 在总经理和行政人事主管的领导下，时刻坚守在前台工作岗位，遵守公司的各项规章制度，做好本职工作，不得随意离开本职位。公司前台是一个单位的形象象征和名片，这对于塑造单位形象有着非常重要的作用。 进行日常前台事务工作接听电话、接待来访的来宾、对面试者接待，资料整理编辑和汇总、撰写文稿、相关文件打印复印、公司往来文件的处理和分发，负责公司证件扫描和传真、文件收发、文印日常工作；并记录并校对收发传真以及处理催办和呼叫服务；协助工作纪律检查，总经理临时交办的其他任务 岗位活动程序/工作活动内容： 公司前台接待必须掌握礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪 职位工作关系： 基本岗位职责描述/重要岗位职责： 衡量标准 接听、转接电话，接待来访人员并做好记录与传达工作；2、负责办公室信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；3、负责总经理办公室的清洁卫生，随时保持包括整个前厅环境清洁、干净，无灰尘、无污渍；4、做好会议纪要；5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送，负责总经理文件打印、复印等工作及报刊订阅及邮件分发管理；6、负责传真件的收发工作，通讯录的管理； 7、后期服务，订水、订餐，环境卫生维护。及工作纪律的检查 7、行政主管临时交代事项。(按照工作分配的工作都没写) 电话接听及时 电话要件表述准确性 信件包裹收发及时准确性 重要任务完成情况 环境卫生执行情况 总经理办公信息保密性 总经理文件打印的准确性 会议精神传达及时性 日常岗位职责描述/一般岗位职责： 一、遵守公司各项规章制度，做好执行部典范工作，不得出现重大违规等情况；热爱本职工作,工作积 极性、主动性强，有高度责任感 接待工作： 负责总经理客户、来客、贵宾的接待、登记、导引，应大方得体，礼貌待人，建立《来访客人登记表》，及时登记。问清客人来意及本公司接洽人，来访人员在公司一楼会客厅等候和会见，不要进入办公区域内，谢绝闲杂人员、推销人员进入公司； 2、负责接听来访电话，记录电话内容礼貌亲切，简洁清晰，并做好记录与传达工作； 3、准确清晰介绍工作对公司企业文化，办公环境，产品资料的讲述， 4、负责对来日常来访者、预约者进行大方得体引荐，注意仪容仪表； 5、做好咨询接待工作，对电话及前来咨询的客户所提出的疑问进行耐心、细致、周到的讲解； 三、打印传真 1、负责总经理办公室文件资料整理编辑和汇总，撰写文稿、相关文件打印复印、公司往来文件的处理和分发，对总经理信息、机要和保密工作； 2、负责公司证件扫描和传真、文件收发、文印日常工作； 3、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送，负责总经理文件打印、复印等工作及报刊订阅及邮件分发管理； 4、负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作 四、会议的下发 1、周例会的收集整理工作，并发至总经理、人事行政主管处 2、月底会议的，重要会议的记录； 3、会议纪要的整理，下发至各部门传达会议精神； 五、卫生 1、负责公司前台区域的清洁卫生； 2、负责总经理办公室、副总经理办公室的清洁卫生，随时保持环境清洁、干净，无灰尘、无污渍； 六、后勤服务 订水、订餐，环境卫生维护，通讯录的管理，对计算机的备份工作； 员工活动接待和会议组织 员工活动策划方案/接待方案的执行和总结评估，会议组织和执行纪要的撰写，会议结果的追踪 工作纪律检查 工作服着装，胸卡佩戴，工作状态和纪律；以上相应的奖惩和通报工作 九、行政主管交代临时工作。 需要部门协助职责： 各部门主要客户事先告知 内部协调关系/内协的部门 外部协调关系/外协的部门 部门内部之间：人事岗位 行政岗位 总经理助理 部门与部门之间：与公司各部门 宾客、快件公司、邮递员 职位权限： 权利范围：总公司、本部门、其他部门、本项目、本岗位、本任务 权利种类：宾客接待职权，宾客的咨询权； 各类杂志，宣传手册，产品册的分派权，邮件的保管、分发权； 外部电话内容的知情权，监督纸张使用情况 任职资格： 受过文秘相关培训，具备一定公文写作与处理，有一定的文字编辑基本要求 1 基本 要求 年龄要求： 22岁以上 性别要求： 男/女 学历/专业背景： 大专以上 计算机操作：一级以上计算机管理与运用 资格证书：文秘相关证书 2 经验 工作经验： 1年以上前台工作经验， 行业经验：0年 同行业工作经验：家纺行业工作经验0年以上行政工作经验； 同职位工作经验：1年以上行政工作经验；