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平安寿险两核系统 ISO9001质量体系文件质量记录控制程序 质量记录控制程序 [文件编号：QP02] 版本号：V1.0 文件修改记录 序号 版本 修改内容简述 修改日期 批准人 签发： 起草人：马保胜 批准人：杨一先 生效日期：2001 年1 月1 日 1 页 共 5页 平安寿险两核系统 ISO9001质量体系文件质量记录控制程序 1.0 目的 对质量记录进行控制和管理，为保证两核体系有效运行、两核品质符合规 定的要求提供证据。 2.0 范围 适用于两核质量管理体系运行记录及质量活动记录的控制和管理。 3.0 职责 3.1 文控中心负责编写《质量记录汇总表》，备案各类记录的样本。 3.2 各单位文件资料管理员负责对本单位的质量记录进行整理、归档。 4.0 工作程序 4.1 质量记录的范围 4.1.1 量体系共有的记录 质量体系共有的记录主要有：内部审核记录、管理评审记录、文件控 制记录、培训记录、体检易耗品控制记录、体检医院控制记录、体检 仪器控制记录、数据分析记录、纠正、预防和改进措施记录等。 4.1.2 与 量活动有关的记录 与质量活动有关的记录主要有：不合格品记录、顾客投诉记录、顾客 满意度调查记录、客户投保资料记录、客户理赔资料记录、体检记录、 调查记录、特殊案例处理记录、KPI 指标记录、相关岗位质量记录等。 4.2 质量记录的形式及填写要求 4.2.1 量记录的形式 1.1.1.1 质量记录的形式可以是表格、图表、报告，也可以是电子 文本或胶片。 1.1.1.2 公司推行无纸化办公，经营资料以电子文本保存为主，来 自客户的资料以纸面保存为主，二者互为补充，构成完整的质量 记录。 2 页 共 5页 平安寿险两核系统 ISO9001质量体系文件质量记录控制程序 4.2.2 记录的样式 记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定。 4.2.3 填写要求 4.2.3.1 填写及时，内容完整，字迹清晰，能准确识别，签名齐全。 4.2.3.2 不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的 方式进行更正，并签名、注明日期。 4.2.3.3 填写应使用黑、蓝色墨水笔。 4.3 质量记录的收集、标识和归档 4.3.1 各部门文控员应及时收集、汇总本单位各类记录，保持顺序 号或日期、页码的连续，以便于查阅。 4.3.2 对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索。 4.3.3 若部门有多种记录，要对存放记录单元进行编号，并附所存 放记录的清单，一般情况下各部门对记录每月整理一次，装订成集， 在封面或侧面注明部门、记录名称及月份；每年进行一次总的归档， 在封面或侧面注明部门、记录名称及年份。 4.4 记录的保存和销毁 4.4.1 文件控制中心编写 《质量记录汇总表》，填写记录、编码 （包 括版本）、保存期、编制部门等内容，交部门负责人审批，并汇集备 案记录的样本。 4.4.2 各部门按照 《质量记录汇总表》的期限要求保存记录，对于 保存超过一年的记录经文控中心同意后，可集中保存于档案室，但 需清楚标识所属的部门、记录的名称和年份。 4.4.3 记录应保存在安全、干燥的地方，注意做好防火、防虫蛀、 防潮等工作；对于保存在电脑、软盘中