参观接待管理办法.pdf

参观接待管理办法 1 范围 为规范事业部参观接待流程，树立良好企业形象，加强保密工作制订本标准。本标准适用于在商 用空调事业部办公区及车间进行的一切参观接待活动。 考虑营销公司接待任务较多， 因此将营销公司参 观接待前的准备工作单独说明。 2 引用标准 无 3 定义 无 4 管理内容 4.1 事业部接待流程（除营销公司） 4.1.1 部门职责与分工 4.1.1.1 事业部管理部是参观接待工作的归口部门，并对参观接待工作的规范性进行检查和考核。 4.1.2 客户来访前准备 4.1.2.1 接到客人来访信息后， 接洽联络人在确认客人来访内容后填报 《商用空调事业部参观接待联络 函》 （附件一）。 4.1.2.2 接洽联络人填写后交管理部部长审批，由管理部按接待内容提前安排相关接待事宜。 4.1.2.3 接洽联络人必须提前半天将所需欢迎词发给大堂文员， 随即打电话确认。大堂文员需在客户到 达前 15 分钟将预先准备好的欢迎内容打在电子屏幕上，直到客户离开。 4.1.3 公司外迎接客人 4.1.3.1 接洽负责人接待客人前应检查着装是否整洁，厂卡是否已佩带左胸前。 4.1.3.2 相关接待人员接到接洽人电话后至少提前 5 分钟在事业部大堂迎候。 4.1.3.3 客人进入大堂后大堂文员应起身微笑致意， 做好来访登记工作， 填写实际来访时间， 来访人数， 并为客人准备参观卡，无参观卡不得进入事业部参观。 4.1.4 接洽谈判（此步骤根据情况可有可无） 4.1.4.1 接洽联络人在客户来访前准备好会议室（ VIP 室）的灯、空调及相关物品如礼品、资料、饮料 等。 1/4 4.1.4.2 由相关人员播放相关介绍内容，并进行相应会谈。 4.1.4.3 待客户走后，接洽联络人应及时关接待室灯、空调、音响设备并做好清洁工作。 4.1.5 参观路线 4.1.5.1 车间参观： 按参观路线带领客人进行参观， 并由管理部安排专人为客人讲解相应产品有关知识。 4.1.5.2 办公区参观，原则上不安排办公区参观，如客人确有要求，应以不打扰正常办公为原则。 4.1.6 送行 4.1.6.1 如客人需要，接洽联络人应提前为客人订好票、安排好送客车辆、陪同人员。 4.1.6.2 客人全过程参观完毕接洽联络人应将客人送到大堂外直至离去。 4.1.6.3 大堂文员应及时取回参观卡， 并填写联络函中客人实际离开时间，由接洽联络人在联络函中签 字确认。 4.1.7 接待后跟进 4.1.7.1 客户离开后，接待联络人对考察中所出现的问题进行分析，及时与有关部门进行沟通，以进一 步提高事业部接待工作。 4.1.7.2 若为营销公司商务接待，营销公司相应接待联络人应在考察结束后及时与客户和营销中心联 系，做好来访后项目的跟进工作。 4.1.8 说明 4.1.8.1 接洽联络人必须全程陪同，原则上不允许拍摄或拍照，如客人强烈要求，则指定专人拍照并将 照片寄给客人，但底片由管理部保管。 4.1.8.2 各部门员工未经管理部批准不准私自带领他人进入事业部参观，若有违反，视情节轻重，分别 给予相应的处罚并提出通报批评。 4.2 营销公司参观接待 4.2.1 部门职责与分工 4.2.1.1 营销公司销售管理部负责整体的参观接待管理。 销售管理部设客户关系主管一名，负责具体的 组织、管理、协调工作。 4.2.1.2 各产品管理中心经理为各区域参观考察活动协调责任人， 负责有关事项与本部的沟通协调和本 区域内参观考察的组织和前期准备工作。 4.2.1.3 营销公司其他部门根据参观接待有关要求，提供必要工作协助。 4.2.2 接待类别 4.2.2.1 一般接待。是指项目设备金额较小（ 100 万元以下）的客户、一般的经销商以及设计院或行业 协会一般工作人员的来访接待。 4.2.2.2 重要接待。是指项目设备金额较大（ 100 万元以上）的客户、重要经销商以及设计院，行业协 会主要负责人的来访接待。 4.2.2.3 营销公司根据不同的接待类别，制订相应的接待规格和标准