12档案管理办法.docxVIP

档案管理办法 修订日期 2010年11月18日 文件编号 SMT-XZ-WJ-012 版本号 1.0 页 数 4 拟稿 行政管理部 审核 人力行政总监 批准 总经理 为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效 地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 1、定义：公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的 对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、档案的种类： 2.1法规性文件：国家制定颁布的；集团颁布需公司执行的；由公司制定的各 种标准、规章制度等。 2.2公司的重大决议：包括决策委员会议、全国分总会议、经理月度会议及其 它相关行政会议等形成的文件和会议记录等。 2.3计划性文件：包括公司总体计划或规划，营销计划、营运计划等。 2.4总结性文件：包括公司年度工作总结，调查报告等。 2.5合同性文件：包括业务合同、承运合同等。 2.6证件性文书资料：包括法人营业执照、税务登记证、法人代码证、道路交 通运输许可证及公司获得的各类荣誉匾和证书等。 2.7汇报性文书资料：包括总部及各分公司的相关文件资料，以及领导在外公 共场合的发言■、汇报或发布的各类文书资料。 2.8人事资料：包括人事档案、人事任命、人事调整、考核培训记录等相 关资料。 2.9财务资料：包括各类凭证、报表等。 2.10制品资料：包括在各类活动中形成的以声像形式记录下来的各种资料， 如 照片、录音、录像、影片等。 2.11题赠性资料：包括集团领导或名人提供的提词、书画、工艺制品等。 2.12单据资料：包括公司业务运做过程中产生的指令单、交接单、出入库单、 签收单等。 3、 档案管理机构及其职责： 3.1公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指总部行政管理部统筹管 理；二级管理是指总部各部门及各分支机构的档案资料管理工作。 3.2总部公司级档案由行政管理部门负责，分支机构公司级档案业务归届各级 人事行政部负责；各职能部门须指定人员兼职本部门档案资料管理工作， 并保持相对稳定，人员变动应及时通知行政管理部。 3.3合同及单据档案管理：全国承运合同、业务合同统一分别由总部承运资源 部及商务部负责；分支机构运作过程中产生的各类单据由各业务部门组织 妥善保管。 3.4档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保 管本部门或本单位的档案资料。 3.5公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年三月 份对二级档案管理进行一次检查验收。 3.6各分支机构/总部各部门应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档 案，确保档案的安全。 4、 档案的收集、归档： 4.1总部各职能部门、分支机构档案管理人员需及时将本单位或部门的档案资 料进行收集，并进行归档。 4.2档案归档时间：已办理完毕的具有保存价值的各类资料，均应在当日内存 档，并在年终时统一归档保存。 4.3分支机构各部门移交公司级档案需填写档案移交活单， 移交活单一式二份, 双方签字后各执一份。 4.4归档的文件资料需完整、真实、准确。 4.5档案资料立卷时应编制案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写 活楚，拟好案卷标题，装订整齐，并注明保管期限。 4.6案卷的填写一律用黑色签字笔， 禁止用圆珠笔或铅笔，且字迹活楚、准确 4.7档案资料立卷后，如发现乂需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 4.8卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 4.9各种实物档案（如奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、赠品等）归档必须有 原件，并保持其完好无损。 4.10声像档案须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档 声像资料必须是原版。 5、档案的保管： 文件保存期限除政府有关法令或公司特别规定之外，一般为分二年、长期 两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限 为二年，其余资料原则上均为长期保存。 介丁两种保管期限的，保管期限从长。 5.1长期保存： 5.1.1公司章程； 5.1.2股东名册； 5.1.3组织规程及办事细则； 5.1.4财务报表、会计凭证、人事档案； 5.1.5政府机关核准文件； 5.1.6各类押金及其他债权凭证； 5.1.7证件性文书资料； 5.1.8各类业务单据资料； 5.1.9其他经核定须永久保存的文书。 5.2二年保存： 5.2.1结案后无长期保存必要者； 5.2.2 一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件。 6、 档案的借阅： 6.1各部门人员因业务需要需调阅档案时，应办理好借阅手续，填写《档案借 阅登记薄》。 6.2借阅期限最长以一周为限，到期归还，如需再借，应办理续借手续（按调 阅手续重办）。 7、 档案的销毁： 7.1超过保存期限的