2020年行政专员的主要工作职责说明书.pdfVIP

行政专员的主要工作职责说明书 一行政管理工作 1. 制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企 业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业 发展中及时调整和完善， 使制度更加规范和合理， 提高制度的可执行 性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。 2. 部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管 理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主 动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通， 尽可能及时了解各项业务的 进展情况，并将信息及时反馈给公司领导， 有效地协助上级推进工作。 在日常的工作中， 注意与其它部门和同事的协作， 协调与各部门之间 的关系，建立服务意识。 3. 绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才， 提高公司工作效率， 考核范围为公司全体员工。 考核原则是通过考核 全面评价员工的各项工作表现， 使员工了解自己的工作表现与取得报 酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参 与公司管理程序， 发表自己的意见。 考核目的、考核对象、考核时间、 考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上 下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、 同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。 二、日常行政事务处理 1. 接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切 简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台 ; 对来访者 要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时 有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 2. 文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周 知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类再按要求 进行归档， 公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。 公司 档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理 ; 维护档案的完整与安 全 ; 便于公司和社会对档案的有效利用。 3. 例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发 言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应 将手机设置为会议状态。 4. 车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。 公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送 ; 到外 地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因 路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。 公司组织集体活动， 酌情 安排用车。 5. 日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行 力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立 和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。 三、外部沟通 1. 政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们 应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置， 灵活处理。 2. 合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到 准确理解对方的意图、 帮助进行有效的沟通与传达， 但在处理事务时 注意以公司利益为重。 3. 注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日 ( 如圣诞节、 新年、春节、或重要合作伙伴 [ 客户 ] 的公司纪念日等 ) ，应在征求总 经理意见之后， 以礼品或贺信及时致意， 维护与合作伙伴的友好关系。 在业务合作中， 适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的 定期沟通活动或轻松的就餐， 与合作伙伴建立经常性的沟通。 以促进 彼此的了解与进一步的合作。 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人